La Administración Tributaria Canaria viene desarrollando importantes esfuerzos dirigidos a la utilización generalizada de las nuevas tecnologías para facilitar la gestión tributaria impulsando la incorporación de sistemas de racionalización de los procesos y gestión automatizada de flujos de información con la sustitución de los tradicionales sistemas de gestión con soporte papel por otros en los que fluya la información telemáticamente con las adecuadas garantías de autenticación, integridad y, en su caso, confidencialidad y ello a fin de simplificar trámites administrativos realizando los procesos de gestión de forma cómoda, inmediata, segura y con bajo costo y ofrecer al ciudadano una mayor seguridad en sus relaciones con aquélla al permitir, entre otras cuestiones, la consulta de los documentos electrónicos generados por la citada Administración a través de medios telemáticos. Para alcanzar tales objetivos se desarrollan diversas actuaciones, de entre las que destaca el uso de la firma digital como soporte de generación de documentos electrónicos de forma segura y con las garantías legales.
En ese sentido, el artículo 96 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, dispone la promoción por la Administración tributaria de técnicas y los medios electrónicos, informáticos y telemáticos necesarios para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, precisando en su apartado 3 que "los procedimientos y actuaciones en los que se utilicen técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos garantizarán la identificación de la Administración tributaria actuante y el ejercicio de su competencia. Además, cuando la Administración tributaria actúe de forma automatizada se garantizará la identificación de los órganos competentes para la programación y supervisión del sistema de información y de los órganos competentes para resolver los recursos que puedan interponerse".
En el uso de tales tecnologías merece particular atención en la gestión tributaria la producción por la Administración de documentos electrónicos y su transmisión telemática a y desde las entidades colaboradoras en esa gestión, en sustitución del documento en soporte papel, disponiendo al respecto el artículo 96.5 de la Ley General Tributaria que "los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por la Administración tributaria, o los que ésta emita como copias de originales almacenados por estos mismos medios, así como las imágenes electrónicas de los documentos originales o sus copias, tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por la normativa aplicable". Esta posibilidad es un incentivo para que, en aplicación del principio de eficiencia, y como parte fundamental del proceso de modernización de la Administración Tributaria Canaria, se avance en la potenciación de los archivos digitales ya sea de documentos generados en ese formato o por procesos de conversión que sin duda redundarán en un acceso racionalizado y sin costes a la información, la liberación de espacios físicos, el aumento de la seguridad en la custodia documental y la eliminación de tareas repetitivas y de poco valor añadido relacionadas con el tráfico de documentos en soporte papel.
El artículo 96.4 de la Ley General Tributaria establece que "los programas y aplicaciones electrónicos, informáticos y telemáticos que vayan a ser utilizados por la Administración tributaria para el ejercicio de sus potestades habrán de ser previamente aprobados por ésta en la forma que se determine reglamentariamente". El Decreto 135/2006, de 3 de octubre, ha aprobado el sistema automatizado de gestión de ingresos del sistema tributario canario con la denominación de M@GIN, el cual comprende, conforme dispone su artículo 3.1, las aplicaciones necesarias para la realización de los actos y actuaciones de aplicación de los tributos que habrá de comprender la gestión, inspección, recaudación y demás previstos en el Título III de la Ley General Tributaria, así como de los procedimientos especiales de revisión, recursos y reclamaciones previstos en el Título V de la Ley General Tributaria, señalando el artículo 3.2 que "las actuaciones, escritos, diligencias, comunicaciones, actas, informes y demás documentación integrada en los procedimientos citados en el apartado anterior se podrán realizar en soporte informático, incluso como imágenes escaneadas obtenidas a partir de los documentos originales aportados por los obligados tributarios en los procedimientos iniciados a su instancia o los integrantes del expediente administrativo obtenidos por captación o suministro. Se deben adoptar las medidas técnicas oportunas que garanticen la identidad, la integridad, la disponibilidad, el no rechazo por razones técnicas, la conservación de la información y, en su caso, la confidencialidad y la accesibilidad de las personas autorizadas".
A fin de dar cumplimiento a esa previsión reglamentaria, la presente Orden regula la generación de documentos electrónicos por el citado sistema M@GIN, la gestión de los mismos y el archivo de los citados documentos electrónicos.
En virtud de lo dispuesto en el artículo 6.1 y en la Disposición Final Segunda del Decreto 135/2006, de 3 de octubre, por el que se aprueba el sistema automatizado de gestión de ingresos del sistema tributario canario con la denominación M@GIN,
D I S P O N G O:
Primero.- Objeto y definiciones.
1. La presente Orden tiene por objeto desarrollar el Decreto 135/2006, de 3 de octubre, por el que se aprueba el sistema automatizado de gestión de ingresos del sistema tributario canario con la denominación M@GIN, regulando la generación de documentos electrónicos por el tratamiento de la información a través de las aplicaciones y programas informáticos integrantes del sistema M@GIN y los demás de uso por la Administración Tributaria Canaria. La presente Orden regula asimismo el archivo de los documentos electrónicos a que la misma se refiere, la asociación archivística de los citados documentos al expediente electrónico correspondiente y la emisión en papel por los órganos competentes de la Administración Tributaria Canaria de copias de dichos documentos y de las condiciones de accesibilidad al documento electrónico original.
2. A los efectos de la presente Orden se establecen las siguientes definiciones:
a) Documento electrónico: conjunto de registros lógicos almacenado en soporte susceptible de ser leído por equipos electrónicos de procesamiento de datos, que contiene información generado en soporte electrónico por y a través de las aplicaciones y programas informáticos de uso en la Administración Tributaria Canaria. Los documentos administrativos emitidos por medios electrónicos en los términos previstos en la presente Orden tendrán la consideración de documento electrónico siempre que incorporen una o varias firmas electrónicas reconocidas.
b) Copia electrónica: copia realizada por medio electrónico de un documento electrónico que se conserva en el archivo de la Administración Tributaria Canaria y en la que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo, permiten comprobar la coincidencia con el documento original.
c) Clave de sellado electrónico: es la secuencia de datos privada y secreta de la Administración Tributaria Canaria que permite la obtención de un código electrónico seguro y exclusivo de esa Administración mediante la aplicación del algoritmo de sellado al conjunto formado por el hash de los datos a sellar y dicha clave de sellado electrónico.
d) Función hash: es una operación que se realiza sobre un conjunto de datos de cualquier tamaño de forma que el resultado obtenido es otro conjunto de datos de tamaño fijo, independientemente del tamaño original, y que tiene la propiedad de estar asociado unívocamente a los datos iniciales de modo que es imposible encontrar dos mensajes distintos que generen el mismo resultado al aplicar la función hash. El hash o huella digital es el resultado de tamaño fijo que se obtiene tras aplicar una función hash a un mensaje y que cumple la propiedad de estar asociado unívocamente a los datos iniciales.
e) Código de usuario: es el código alfanumérico personal proporcionado por el Servicio de Informática Tributaria de la Administración Tributaria Canaria al personal de la misma competente para el acceso a sus aplicaciones informáticas. La "palabra de control personal" completa el código de usuario para acceso a las aplicaciones informáticas y es registrada en el sistema informático. Este código de usuario y la palabra de control personal deberán mantenerse bajo exclusivo control de su titular, sin perjuicio de su almacenamiento y custodia por el mencionado Servicio a efectos exclusivamente probatorios.
f) Expediente electrónico: es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. Constituye la referencia básica del archivo electrónico, quedando integrado por el conjunto ordenado de documentos electrónicos que sirven de antecedentes y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
Segundo.- Ámbito de aplicación.
La presente Orden será de aplicación a los documentos electrónicos, originales o copias de originales generados a través de las aplicaciones y programas informáticos de uso por la Administración Tributaria Canaria que se deriven de los procedimientos de aplicación de los tributos, en los procedimientos sancionadores y demás procedimientos desarrollados por la citada Administración para la aplicación efectiva del sistema tributario canario.
Tercero.- Generación de documentos electrónicos a través de aplicaciones y programas informáticos.
1. El documento electrónico a que se refiere la presente Orden queda integrado por un fichero binario en formato estándar generado directamente por y a través de las aplicaciones y programas informáticos integrados en el sistema M@GIN o a través de otros de uso por la Administración Tributaria Canaria.
2. Los documentos electrónicos generados directamente por los aplicativos y programas de uso por la Administración Tributaria Canaria que deban ser firmados por personal competente para ello de la Administración Tributaria Canaria, y a fin de garantizar los requisitos de autenticidad, conservación e integridad de los mismos previstos en el artículo 96.5 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria y en el artículo 45.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, serán signados utilizando la firma electrónica reconocida a que se refiere la Orden de 29 de noviembre de 2004, por la que se establecen normas específicas sobre el uso de la firma electrónica reconocida en los procedimientos de recaudación en período ejecutivo tramitados por la Administración Tributaria Canaria, así como en otras actuaciones de la misma. La Administración Tributaria Canaria garantizará mediante el oportuno sistema de protección de códigos de usuario que dicha firma sólo pueda ser empleada por los signatarios debidamente autorizados en razón de sus competencias o funciones.
Cuarto.- Archivo de los documentos electrónicos.
1. La Administración Tributaria Canaria conservará los documentos electrónicos a que se refiere la presente Orden que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares en soportes de naturaleza electrónica. Asimismo se almacenarán por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas de la Administración Tributaria Canaria.
La conservación se podrá realizar en el mismo formato a partir del que se originó el documento electrónico o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo.
2. La conservación se realizará mediante un sistema de archivo electrónico con medidas de seguridad que garantizan la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad y protección de los documentos archivados y que permite el acceso posterior por el personal de la Administración Tributaria Canaria facultado al efecto y la prueba de su integridad y autenticidad, tanto del texto de los documentos electrónicos a los que se refiere la presente Orden como del de las firmas asociadas a ellos, así como del mecanismo de firma y la clave pública de la persona que ha firmado.
El sistema de archivo electrónico asegura la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos y en la Ley General Tributaria.
También podrán acceder a un documento obrante en el archivo electrónico los obligados tributarios que ostenten un derecho a tal efecto, implicando en este caso el acceso la notificación efectiva del contenido documental al que se acceda siempre que del mismo quede huella efectiva remanente en el sistema.
3. Los aplicativos y programas del sistema M@GIN garantizan la conservación de los documentos electrónicos generados por los mismos junto con los datos asociados y los mecanismos de verificación de firma. El sistema garantiza mediante los mecanismos y medidas de seguridad necesarios:
a) La conservación de los documentos electrónicos almacenados por el tiempo que las normas de aplicación establezcan.
b) La conservación de los documentos electrónicos bajo las medidas generales de seguridad física y lógica establecidas de conformidad con el documento de seguridad de la Administración Tributaria Canaria.
c) El acceso a la información exclusivamente para los fines permitidos por el ordenamiento jurídico y por el personal autorizado.
d) La integridad de los documentos electrónicos archivados, así como la de sus copias electrónicas que se pudieran generar.
Por Resolución del Director General de Tributos se regularán las condiciones y características técnicas del archivo de documentos electrónicos originales de la Administración Tributaria Canaria.
Quinto.- Gestión y emisión de copias en papel de los documentos electrónicos.
1. La visualización de los documentos electrónicos a los que se refiere la presente Orden almacenados en la base de datos de la Administración Tributaria Canaria se efectuará por personal de la misma desde los terminales informáticos habilitados para ello y conectados a la red interna de la Administración Tributaria Canaria.
Para poder visualizar los citados documentos se ha de disponer de un código de acceso personal e intransferible asignado por la citada Administración y que, además, tenga asociadas las autorizaciones correspondientes para acceder al documento, quedando registrados en el sistema de seguridad de la Administración Tributaria Canaria los accesos efectuados.
Por virtud de Convenio y a los efectos de suministro de información con trascendencia tributaria en los términos previstos en el artículo 95 de la Ley General Tributaria, podrá autorizarse aquella visualización a personal de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
2. La emisión de copias en papel de los documentos electrónicos a que se refiere la presente Orden se efectuará a partir de su visualización mediante el proceso previsto en el punto anterior, y tras la comprobación de todas las condiciones anteriormente enumeradas. Una vez visualizado el documento se podrá obtener mediante procedimientos electrónicos de impresión una copia en papel del documento electrónico, que estará compuesta por:
a) La imagen del documento electrónico.
b) Diligencia de autenticidad del documento electrónico mostrado, incluyendo el sello electrónico del mismo.
c) Diligencia de cotejo que firmará el funcionario que emite la copia en papel manifestando que la impresión efectuada es conforme con la imagen del documento electrónico existente en el sistema de información de la Administración Tributaria Canaria visualizada en la pantalla del terminal informático. Esta diligencia de cotejo se podrá realizar tanto manuscritamente como a través de firma electrónica.
El derecho de acceso por los obligados tributarios a los documentos electrónicos almacenados en el archivo electrónico a que se refiere la presente Orden conlleva el derecho a obtener copias del documento cuyo examen sea autorizado. La emisión de copias y certificados en forma de documentos o soportes electrónicos deberá contar, para su validez, con la firma electrónica reconocida de personal de la Administración Tributaria Canaria. Los traslados a soporte papel de los documentos electrónicos a que se refiere la presente Orden que no reúnan las diligencias señaladas en el presente apartado no surtirán efecto jurídico alguno.
3. En aquellos casos en los que por el interesado no se haya señalado ni consentido el medio electrónico como preferente para la práctica de la notificación se procederá a trasladar a soporte papel los documentos electrónicos generados mediante las aplicaciones y programas integrantes del sistema M@GIN, a fin de su notificación al interesado.
En este caso, el citado traslado se realizará por el personal de la Administración Tributaria Canaria desde los terminales informáticos habilitados para ello y conectados a la red interna de la Administración Tributaria. La impresión se realizará por el personal que disponga de un código de acceso personal e intransferible asignado por aquella Administración y que, además, tenga asociadas las autorizaciones correspondientes para acceder al documento, quedando registrados en el sistema de seguridad de la Administración Tributaria Canaria los accesos efectuados.
En la impresión figurará la clave pública que permita acreditar la firma electrónica avanzada del documento con la leyenda: "el presente documento constituye copia del original firmado a través de firma electrónica reconocida del funcionario que se nombra. El original del documento está depositado en el archivo electrónico de la Administración Tributaria Canaria. Puede verificar la validez de la misma en ..." y la antefirma identificando al funcionario que haya signado electrónicamente el documento y la impresión de su firma escaneada, que queda asociada al titular del certificado electrónico con que se hubiera efectuado la firma electrónica.
Las copias en papel de los documentos electrónicos emitidas por la Administración Tributaria Canaria se podrán comprobar por los interesados mediante el acceso al documento electrónico original a través de una dirección electrónica facilitada por aquella Administración, donde se podrá contrastar la copia en papel con la imagen del documento electrónico existente en el sistema de información de la Administración Tributaria Canaria. Esta Administración exhibirá en la pantalla el documento electrónico que se encuentre disponible y responda a la información recibida.
Por la Dirección General de Tributos se determinarán los casos en que para realizar la comprobación sea suficiente el número de identificación fiscal y el sello electrónico que figuren en la copia del documento electrónico que se desea comprobar y en cuáles se precisará una identificación mediante certificado digital.
Sexto.- Notificaciones mediante medios electrónicos o informáticos.
La notificación a los obligados tributarios de los documentos electrónicos a que se refiere la presente Orden podrá llevarse a cabo mediante medios o soportes informáticos y electrónicos siempre que el interesado haya señalado o consentido expresamente dicho medio de notificación como preferente mediante la identificación de una dirección electrónica al efecto.
La notificación telemática se entenderá practicada a todos los efectos legales en el momento en que se produzca el acceso a su contenido en la dirección electrónica, de modo que pueda comprobarse fehacientemente por el remitente tal acceso. Cuando, existiendo constancia de la recepción de la notificación en la dirección electrónica señalada transcurrieran diez días naturales sin que el destinatario acceda a su contenido, se entenderá que la notificación ha sido rechazada con los efectos previstos en el artículo 59.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, salvo que de oficio o a instancias del destinatario se compruebe la imposibilidad técnica o material del acceso.
Séptimo.- Traslado de documentos en soporte papel.
Cuando en un procedimiento iniciado electrónicamente deba realizarse un trámite en soporte no electrónico, se procederá, por parte del órgano competente, a la reproducción en soporte papel del documento electrónico que proceda, mediante compulsa, para continuar con la tramitación del expediente.
En el traslado de documentos electrónicos a copias en soporte papel, se hará constar la diligencia del personal competente que acredite la correspondencia y la exactitud con el documento original electrónico, mediante la compulsa. Estos documentos tendrán la consideración de copias auténticas, a los efectos de lo previsto en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Los documentos electrónicos se podrán trasladar a copias en soporte papel mediante procedimientos automatizados. En este caso, el documento en soporte papel incorporará un mecanismo que permitirá validar su contenido con la identificación del documento electrónico original.
Octavo.- Acceso de los obligados tributarios a la información sobre el estado de tramitación.
En los procedimientos gestionados a través del sistema M@GIN la Administración Tributaria Canaria pone a disposición de los obligados tributarios un servicio electrónico de acceso restringido donde se puede consultar, previa identificación, la información sobre el estado de tramitación del procedimiento, salvo que la normativa aplicable establezca restricciones al acceso a dicha información. Por la Dirección General de Tributos se establecerán los casos en que el acceso al citado servicio deba realizarse previa identificación por certificado digital o por clave específica asignada al efecto por la Administración Tributaria Canaria.
DISPOSICIÓN ADICIONAL
Por la Secretaría General Técnica y el Director General de Tributos se adoptarán las medidas necesarias a fin de que lo previsto en la presente Orden sea aplicable a la generación, gestión y archivo de documentos electrónicos generados en los sistemas y aplicaciones informáticas en materia tributaria a que se refiere la Disposición Transitoria Segunda del Decreto 12/2004, de 10 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico de la Consejería de Economía y Hacienda.
DISPOSICIÓN FINAL
La presente Orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias.
Las Palmas de Gran Canaria, a 19 de abril de 2007.
EL CONSEJERO DE
ECONOMÍA Y HACIENDA,
José Carlos Mauricio Rodríguez.
