En fecha 17 de junio de 2013 se firmó el Convenio de colaboración entre el Departamento de Justicia y el Colegio de Notarios de Cataluña.
En cumplimiento de lo que establece el artículo 110.3 de la Ley 26/2010, del 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña.
Resuelvo:
Dar publicidad al Convenio de colaboración entre la Administración de la Generalidad de Cataluña, mediante el Departamento de Justicia, y el Colegio de Notarios de Cataluña sobre interoperabilidad de sistemas de información, que se transcribe como anexo a esta Resolución.
Barcelona, 18 de junio de 2013
Enric Colet
Secretario general
Anexo
Convenio de colaboración entre la Administración de la Generalidad de Cataluña, mediante el Departamento de Justicia, y el Colegio de Notarios de Cataluña sobre interoperabilidad de sistemas de información
Barcelona, 17 de junio de 2013
Reunidos
De una parte, en representación de la Administración de la Generalidad de Cataluña, el Honorable Señor Germà Gordó i Aubarell, consejero de Justicia, que actúa en uso de las facultades inherentes a su cargo.
Y de la otra, en representación del Colegio de Notarios de Cataluña, el Ilustrísimo Señor Joan Carles Ollé Favaró, decano presidente de este Colegio, que actúa en uso de las facultades que le confiere el artículo 329 del Reglamento notarial y que está autorizado para esta firma por acuerdo de la Junta de Notarios de Cataluña de 2 de febrero de 2011.
Manifiestan
I
El Departamento de Justicia de la Generalidad de Cataluña, a través de la Dirección General de Derecho y de Entidades Jurídicas (en adelante, DGDEJ), ejerce las competencias en materia de asociaciones y fundaciones atribuidas por la legislación vigente, de acuerdo con el Decreto 333/2011, de 3 de mayo, de reestructuración del Departamento de Justicia, que, a los efectos de este Convenio, se circunscriben a las funciones de registro, calificación, inscripción e inspección.
El Protectorado de Fundaciones, como órgano administrativo dependiente del Departamento, se rige en su actuación por la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña. Esta norma tiene como objetivo promover una Administración pública ágil, eficaz y eficiente, y hacerla accesible a la ciudadanía. A este efecto, la mencionada Ley dispone el uso, por parte de las administraciones públicas, de medios electrónicos en las relaciones y comunicaciones; la automatización progresiva de las oficinas de registro, y, en general, la habilitación de canales o medios para la prestación de los servicios electrónicos que garanticen la seguridad, la confidencialidad y la protección de los datos de carácter personal.
En esta línea, la Ley 4/2008, de 24 de abril, del libro tercero del Código civil de Cataluña, relativo a las personas jurídicas, establece, en el artículo 315-8, que la publicidad de los registros de personas jurídicas se hace efectiva en soporteo electrónico o en papel y que los registros tienen que facilitar que las personas interesadas puedan consultar electrónicamente su contenido. En el caso de autoridades, empleados o funcionarios públicos que actúen en razón de su oficio o cargo, como es el caso de los notarios, el interés en consultar el contenido de los registros se presume.
II
Por su parte, el Colegio de Notarios de Cataluña, como corporación de derecho público, tiene como funciones ordenar la actividad profesional de los notarios, velar por el ejercicio correcto de la función notarial, llevar a cabo la inspección ordinaria de las notarías y representar la profesión notarial ante las administraciones, las instituciones, los tribunales y, en general, las entidades y los particulares.
Los notarios de Cataluña, en el marco de sus funciones, autorizan una serie de negocios jurídicos cuyo recto otorgamiento requiere que previamente se compruebe la realidad y el trato registral de los asientos que figuran inscritos en los registros de fundaciones y asociaciones del Protectorado. A su vez, la validez y ejecutividad de los mencionados actos y negocios requieren la correspondiente inscripción en los registros, para lo cual es necesario tramitar e instruir a instancia de parte los procedimientos oportunos, a través de la solicitud de los ciudadanos interesados o bien de los notarios en nombre de estos. Todas estas acciones aconsejan una comunicación entre los notarios y la Administración pública que gana en eficacia, eficiencia y celeridad cuando se lleva a cabo de forma electrónica, a través de la interoperabilidad de los correspondientes sistemas de información de las partes.
Los notarios, como fedatarios públicos y de igual modo que las administraciones, quedan también sujetos a la obligación de implementar sistemas electrónicos para la emisión, transmisión, comunicación y recepción de información, al amparo de lo que dispone el artículo 107 de la Ley 24/2010, de 27 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social. Y, de acuerdo con el artículo 110 del mismo cuerpo legal, pueden remitir documentos públicos notariales, copias simples electrónicas, comunicaciones y otros dirigidos a las administraciones públicas.
III
Esta línea de actuación en el marco de la incorporación de medios electrónicos en las relaciones con los ciudadanos y otros entes y organismos, como herramienta de mejora de la accesibilidad, la transparencia, la eficiencia, la eficacia y la calidad de prestación de servicios, se ha visto reforzada con la entrada en vigor de la Ley 29/2010, de 3 de agosto, del uso de los medios electrónicos en el sector público de Cataluña, cuyo ámbito subjetivo de aplicación comprende a las corporaciones de derecho público. Esta Ley establece el principio de cooperación y colaboración institucional para crear, diseñar, implementar y desarrollar aplicaciones, procedimientos e instrumentos necesarios para facilitar el uso de medios electrónicos, realizando un trabajo en común, compartiendo estrategias y generando soluciones organizativas y tecnológicas comunes que garanticen la interoperabilidad de los sistemas de información.
IV
En el contexto y marco normativo descritos, el Departamento de Justicia y el Colegio de Notarios están interesados en establecer un marco de colaboración a fin de que, dentro del ámbito de sus respectivas competencias, por un lado, los notarios tengan acceso electrónico a los datos que figuran inscritos en los registros de asociaciones y fundaciones que les son necesarios para otorgar y elevar a públicos los actos y negocios de estas entidades y, si cabe, tramitar en nombre de los ciudadanos los procedimientos de inscripción; y, por otro lado, la DGDEJ tenga acceso electrónicamente a los datos y documentos que han otorgado los notarios y que se tienen que inscribir en sus registros, o que el Protectorado necesita conocer para el recto ejercicio de las competencias que el ordenamiento jurídico le otorga.
Por todo ello, ambas partes acuerdan la adopción de este Convenio, que se rige por los siguientes
Pactos
Primero
Objeto del Convenio
Este Convenio tiene por objeto establecer un marco general de colaboración entre el Departamento de Justicia y el Colegio de Notarios de Cataluña, para el impulso, el desarrollo y la implementación de un sistema de interoperabilidad de los sistemas de información entre ambas instituciones.
En el marco de esta colaboración, los notarios pondrán a disposición del Departamento de Justicia, por vía electrónica, los datos y los documentos que se determinan en el anexo de este Convenio, relativos a actos o negocios jurídicos que las fundaciones han elevado a públicos en documento notarial y que, para su eficacia y/o ejecutividad, requieren el trámite de los correspondientes procedimientos competencia del Protectorado, o bien los datos y los documentos cuyo conocimiento coadyuva en el recto ejercicio de las funciones de este órgano.
Por su parte, la DGDEJ pondrá a disposición del Colegio de Notarios de Cataluña la consulta electrónica de los datos registrales de las entidades inscritas en sus registros contenidos en el anexo.
Segundo
Compromisos recíprocos de las partes
1. El presente Convenio vincula las partes firmantes al compromiso de prestarse la colaboración necesaria para alcanzar las finalidades que se establecen y se rige por los principios de buena fe y lealtad institucional en las relaciones entre el Colegio de Notarios de Cataluña y el Departamento de Justicia.
2. Igualmente, ambas partes se comprometen a:
Establecer el contexto técnico de conectividad entre sus correspondientes sistemas de información.
Garantizar el funcionamiento correcto de los sistemas y comunicar cualquier variación que pueda comportar un cambio en las condiciones de uso del sistema de interoperabilidad.
Garantizar la seguridad en el acceso a los datos que son objeto del presente Convenio. A este efecto, los notarios se tienen que identificar mediante certificado digital, facilitar la trazabilidad de las actuaciones realizadas y garantizar que en ningún caso se podrá acceder a los datos para finalidades diferentes de las autorizadas. A su vez, el Departamento de Justicia implementará la infraestructura de seguridad necesaria para ejercer en cada una de las transacciones el control de acceso del ente y la confidencialidad, la integridad y la trazabilidad de los datos, así como la generación automática de un rastro de todas las transacciones que permitan realizar las tareas de auditoría y la trazabilidad.
Tercero
Compromisos del Departamento de Justicia
1. El Departamento de Justicia emprenderá las acciones oportunas por crear y gestionar un sistema de interoperabilidad síncrona de carácter corporativo que permita a los notarios de Cataluña consultar los datos, documentos y asientos de los registros de asociaciones y fundaciones de la DGDEJ que figuran en el anexo del presente Convenio.
2. El Departamento emprenderá también las actuaciones pertinentes a efectos de crear un repositorio documental electrónico, de alojamiento de los datos y documentos que le enviarán, de forma asíncrona, los notarios de Cataluña, y que se indican en el anexo del Convenio.
3. Igualmente, realizará las acciones apropiadas a fin de que se ejecuten e implementen las soluciones técnicas y organizativas que garanticen la calidad y fiabilidad de los datos del sistema que se ponen a disposición de los notarios.
4. El Departamento emprenderá las actuaciones necesarias para facilitar la tramitación electrónica por parte de los notarios, en nombre de los ciudadanos, de los procedimientos que son competencia de la DGDEJ en materia de fundaciones.
Cuarto
Compromisos del Colegio de Notarios de Cataluña
1. El Colegio de Notarios emprenderá las actuaciones oportunas para garantizar que los notarios de Cataluña puedan operar de forma asíncrona con el repositorio documental de la DGDEJ.
2. El Colegio se compromete a garantizar que los notarios de Cataluña enviarán al repositorio documental electrónico los datos y los documentos señalados en el anexo del Convenio, con los formatos que se indican.
3. El Colegio realizará también las actuaciones correspondientes a fin de que los notarios de Cataluña puedan tener acceso a la consulta de los datos, documentos y asientos de los registros de asociaciones y fundaciones de la DGDEJ que figuran en el anexo del presente Convenio.
4. El Colegio de Notarios se hará cargo de todos los gastos derivados de la creación y la adaptación de los sistemas y aplicaciones informático y técnico necesario para hacer efectivo el objeto del Convenio.
Quinto
Comisión de Seguimiento
El Departamento de Justicia y el Colegio de Notarios de Cataluña se comprometen a mantener reuniones periódicas con la finalidad de facilitar su relación y colaboración, evaluar la aplicación del Convenio y presentar las propuestas de mejora y el impulso de su aplicación, para garantizar la buena marcha y desarrollo del objeto del Convenio, así como para resolver las cuestiones que pueda originar la ejecución del presente Convenio e impulsar la materialización de su contenido.
A este efecto se crea la Comisión de Seguimiento, integrada por tres representantes de cada una de las partes:
Por el Departamento de Justicia, la persona titular de la Dirección General de Derecho y de Entidades Jurídicas y dos personas más que este designe, una de las cuales tiene que ser un gestor de proyectos TIC del Departamento de Justicia.
Por el Colegio de Notarios de Cataluña, su decano-presidente y dos personas más que este designe.
Sexto
Protección de datos
En cuanto a los servicios de interoperabilidad objeto del presente Convenio, cada una de las partes convenientes se considera encargada del tratamiento de los datos de la contraparte a las cuales accede, en los términos del anexo del presente Convenio, de acuerdo con el artículo 12 de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. A este efecto, ambas se comprometen a adoptar e implementar las medidas técnicas y organizativas que hagan falta para garantizar la seguridad de los datos en los términos establecidos por el Real decreto 1770/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la referida Ley. Asimismo, se comprometen a tratarlas exclusivamente para las finalidades previstas en este Convenio.
Séptimo
Vigencia del Convenio
Este Convenio entrará en vigor al día siguiente de su firma y tendrá una vigencia de un año, salvo el compromiso de las partes del envío y cesión de datos de los actos inscribibles, que tiene carácter indefinido y se mantendrá hasta que las partes, de mutuo acuerdo, no decidan expresamente el contrario.
Sin perjuicio del carácter indefinido de este último compromiso, el Convenio, con respecto al resto de previsiones, se prorrogará tácitamente por periodos anuales, con un máximo de cuatro años desde la entrada en vigor de este acuerdo, hasta la entrada en vigor de uno nuevo o hasta que una de las partes ponga fin por medio de un preaviso formalizado, al menos, dos meses antes de acabar el año.
El Convenio puede ser modificado, alterado o enmendado por acuerdo mutuo de las partes, por escrito y mientras esté vigente.
Octavo
Causas de extinción diferentes al plazo de vigencia
Sin perjuicio de lo que se prevé en el acuerdo anterior, son causas de resolución anticipada del convenio de colaboración las siguientes:
El incumplimiento por cualquiera de las partes de los compromisos que han asumido.
El mutuo acuerdo de las partes, instrumentado por escrito.
La imposibilidad sobrevenida, legal o material, de dar cumplimiento a sus pactos.
La denuncia previa, con dos meses de antelación, por alguna de las partes.
Las otras causas de resolución previstas a la normativa aplicable.
Noveno
Legislación y jurisdicción aplicable
Las controversias que puedan surgir en la aplicación e interpretación de este Convenio de colaboración se resolverán por acuerdo de las partes, según lo establecido en el acuerdo tercero.
Para las cuestiones litigiosas que puedan surgir en la aplicación de este Convenio de colaboración, ambas partes se someten a la jurisdicción contenciosa administrativa de los tribunales de Barcelona.
Y, en prueba de conformidad, las partes interesadas firman el presente Acuerdo, por duplicado, en el lugar y la fecha indicados en el encabezamiento.
Por el Departamento de Justicia
Germà Gordó i Aubarell
Consejero
Por el Colegio de Notarios de Cataluña
Joan Carles Ollé Favaró
Decano presidente
Anexo
Datos, documentos e información que cada parte pone a disposición de la otra
1. El Colegio de Notarios de Cataluña se compromete a enviar electrónicamente a la Dirección General de Derecho y de Entidades Jurídicas:
Los datos estructurados de las escrituras públicas que contengan actos inscribibles en los registros.
Las copias electrónicas de estos documentos públicos.
Los estatutos de las entidades en formato Word.
Las copias electrónicas de las escrituras públicas de las operaciones patrimoniales que realicen las fundaciones inscritas en el Registro, de acuerdo con la Ley 4/2008, de 24 de abril, del libro tercero del Código civil de Cataluña, relativo a las personas jurídicas, modificada por la Ley 7/2012, de 15 de junio.
2. La Dirección General de Derecho y de Entidades Jurídicas dará acceso electrónico a los datos registrales de asociaciones y fundaciones.
