ORDRE de 12 de desembre de 2001, sobre manaments de pagament a justificar.
L’article 50 del Decret legislatiu 9/1994, de 13 de juliol, pel qual s’aprova el text refós de la Llei de finances públiques de Catalunya, regula el règim dels manaments de pagament a justificar de caràcter esporàdic.
Les lleis anuals de pressupostos de la Generalitat de Catalunya, de les seves entitats autònomes, de les entitats gestores de la Seguretat Social i del Servei Català de la Salut estableixen les condicions en què es poden lliurar manaments de pagament a justificar amb el caràcter de renovables i autoritzen aquest departament a regular el seu règim de funcionament.
Mitjançant sengles ordres de 13 de març de 1989, sobre manaments de pagament a justificar i de 25 de març de 1999, sobre manaments de pagament a justificar en les entitats gestores de la Seguretat Social i en el Servei Català de la Salut, es va regular aquesta matèria en l’àmbit dels departaments i entitats autònomes de naturalesa administrativa en el primer cas i en l’àmbit de les entitats gestores de la Seguretat Social i del Servei Català de la Salut en el segon.
L’experiència adquirida durant els darrers anys, les noves eines informàtiques i la simplificació dels procediments, fan convenients una nova regulació dels processos esmentats.
Per tant,
Ordeno:
Capítol 1
Del concepte de manaments de pagament a justificar i l’àmbit d’aplicació de l’ordre
Article 1
Concepte de manaments de pagament a justificar
Es consideren manaments de pagament a justificar aquells que s’expedeixen a favor de persones habilitades dintre del personal de l’Administració de la Generalitat per atendre despeses que, per la seva naturalesa, no es pugui aportar la documentació justificativa corresponent abans de realitzar la proposta de pagament.
Article 2
Àmbit d’aplicació de l’ordre
Els manaments de pagament a justificar poden ser utilitzats pels departaments, les entitats gestores de la Seguretat Social, el Servei Català de la Salut i les entitats autònomes de naturalesa administrativa, les quals han de complir els preceptes establerts en la present ordre.
Capítol 2
Dels tipus de manament de pagament a justificar
Article 3
Tipus de manaments de pagament a justificar
Els manaments de pagament que s’expedeixen amb el caràcter "a justificar" poden ser de dos tipus: renovables o esporàdics.
Article 4
Concepte de manaments de pagament a justificar renovables
Tenen la consideració de manaments de pagament a justificar renovables aquells que lliuren provisions de fons als habilitats i/o habilitades per atendre pagaments freqüents o repetitius, d’escassa quantia destinats a despeses corrents en béns i serveis.
Article 5
Concepte de manaments de pagament a justificar esporàdics
Tenen la consideració de manaments de pagament a justificar esporàdics aquells que lliuren provisions de fons als habilitats i/o habilitades per atendre necessitats ocasionals, que no tinguin continuïtat durant l’exercici i que no puguin ser satisfets mitjançant el tràmit normal dels pagaments.
Capítol 3
Dels habilitats i/o habilitades, dels subhabilitats i/o subhabilitades i de les habilitacions
Article 6
Concepte d’habilitat i d’habilitacions
6.1 Es consideren habilitats i/o habilitades, aquell funcionariat i altres empleats públics de l’Administració de la Generalitat que són nomenats per a la gestió dels fons a justificar d’una part o de la totalitat d’una secció pressupostària, sent responsables de l’ús i la disposició dels fons lliurats i de formar i rendir comptes d’acord amb el que disposen els preceptes de la present ordre.
6.2 Els habilitats i/o habilitades tenen la titularitat de les habilitacions, i els correspon les funcions que s’han de dur a terme per a la gestió dels pagaments regulats en la present ordre.
Article 7
Concepte de subhabilitats i de subhabilitacions
7.1 Es consideren subhabilitats i/o subhabilitades aquell funcionariat i altres empleats públics de l’Administració de la Generalitat que per raons d’eficàcia, eficiència o economia són nomenats per a la gestió d’una part dels fons a justificar d’un habilitat i/o habilitada, i resten obligats a portar i retre comptes de la gestió efectuada davant d’aquest.
7.2 Els subhabilitats i/o subhabilitades tenen la titularitat de les subhabilitacions, que suposen una descentralització de les habilitacions.
Article 8
Creació d’habilitacions, nomenaments i responsabilitats dels habilitats i/o habilitades i subhabilitats i/o subhabilitades
8.1 El o la titular de la secció pressupostària o l’òrgan en qui delegui pot crear una nova habilitació en el seu àmbit i ordenar l’obertura d’un compte corrent obert en una entitat financera amb aquesta finalitat. Ambdós supòsits necessiten l’autorització prèvia de la Direcció General de Pressupostos i Tresor.
8.2 El nomenament dels habilitats i/o habilitades i subhabilitats i/o subhabilitades d’una secció pressupostària, el realitza el o la titular d’aquesta o òrgan en qui delegui, comunicant aquesta circumstància a la Direcció General de Pressupostos i Tresor.
8.3 Els habilitats i/o habilitades resten obligats davant Hisenda de la Generalitat a justificar l’aplicació de les quantitats rebudes en els terminis establerts, a formar i rendir els comptes justificatius necessaris i salvaguardar els fons rebuts amb aquesta finalitat.
8.4 Els subhabilitats i/o subhabilitades resten obligats davant els habilitats i/o habilitades en els mateixos termes anteriors.
8.5 Els habilitats i/o habilitades resten obligats davant la Hisenda de la Generalitat dels fons lliurats als habilitats i/o habilitades secundaris.
Article 9
Supressió d’habilitacions i canvis d’habilitats i/o habilitades
9.1 Quan es produeixi la supressió d’una habilitació, a més de la comunicació oportuna a la Direcció General de Pressupostos i Tresor, s’ha de reintegrar a la Tresoreria de la Generalitat l’import dels fons rebuts pendents de justificar, sense que es pugui realitzar el traspàs directe a una altra habilitació que assumeixi les seves funcions. Aquest reintegrament ha d’incloure les bestretes atorgades als subhabilitats i/o subhabilitades.
9.2 Quan es produeixi un canvi d’habilitat i/o habilitada s’ha de comunicar el fet a la Direcció General de Pressupostos i Tresor. Amb caràcter previ ha de realitzar-se una acta d’arqueig dels fons de l’habilitació amb la fiscalització de la intervenció delegada corresponent.
Capítol 4
Dels pagaments a justificar renovables
Article 10
Implantació del sistema de pagaments a justificar renovables
El sistema de pagaments a justificar renovables pot ser implantat en cada departament, entitat gestora, entitat autònoma o Servei Català de la Salut per acord de la seva persona titular, amb informe previ favorable de la Direcció General de Pressupostos i Tresor.
Article 11
Import màxim dels pagaments a justificar renovables
11.1 La quantia global màxima utilitzable per aquest tipus de pagaments a justificar és el set per cent del total dels crèdits pressupostaris inicials de despesa de la secció pressupostària corresponent destinats a despeses corrents en béns i en serveis.
11.2 Aquest percentatge màxim pot ser modificat per la Direcció General de Pressupostos i Tresor per una secció pressupostària o, amb caràcter general per totes les seccions si les circumstàncies així ho requereixen.
Article 12
Determinació de l’import i retencions cautelars
12.1 Abans de l’inici de cada exercici el o la titular de la secció pressupostària o òrgan en qui delegui, ha de realitzar una proposta de l’import anual destinat a despeses a justificar per la secció pressupostària amb el repartiment d’aquest per conceptes pressupostaris i habilitats. La quantitat total determinada no pot superar el límit màxim establert en l’article anterior o el que determini, en el seu cas, la Direcció general de Pressupostos i Tresor.
12.2 La proposta, un cop fiscalitzada per la intervenció delegada corresponent, ha de donar lloc a les retencions cautelars, per habilitat i en els conceptes pressupostaris corresponents, dels imports dels crèdits anuals proposats en la comptabilitat de l’exercici per destinar-los a aquesta finalitat, sens perjudici del que estableix el punt 5 d’aquest article.
12.3 Aquestes retencions cautelars poden ser modificades a l’alça o a la baixa en funció de les necessitats sobrevingudes al llarg de l’exercici. Quan la modificació suposi un canvi de l’import global, s’ha d’aprovar pel o per la titular de la secció pressupostària. En el supòsit que la modificació no impliqui una variació de l’import global, no es necessari l’acord anterior. En tot cas, les retencions cautelars i les seves modificacions han de ser fiscalitzades per la intervenció delegada corresponent.
12.4 En el supòsit que la llei de pressupostos anual estableixi que els crèdits pressupostaris afectats tinguin caràcter de vinculants a nivell d’article o superior, la modificació de les retencions cautelars s’entén automàtica si aquesta no supera el rang de la vinculació.
12.5 Les retencions cautelars, que en el seu conjunt han de coincidir amb l’import atorgat, no cal que s’ajustin a cadascun dels conceptes pressupostaris que han servit pel seu càlcul, sinó que, per economia processal, poden aplicar-se als principals conceptes en els quals es prevegi que es realitzaran les despeses.
12.6 En el supòsit del punt anterior, les retencions cautelars s’han de modificar quan, a la vista de l’evolució de les despeses reals satisfetes, es vulguin ajustar aquestes al que es preveu que és gastarà realment.
Article 13
Determinació de la bestreta per l’habilitació
13.1 Amb la primera retenció cautelar des de la creació de l’habilitació corresponent, l’habilitat i/o habilitada ha de rebre una bestreta, que té caràcter de provisió de fons, que se li anirà reposant conformement vagi realitzant les corresponents justificacions de les despeses realitzades.
13.2 Aquesta bestreta, que té caràcter permanent durant la vigència de l’habilitació, ha de correspondre, en general, a una sisena part de l’import anual aprovat per aquest procediment de pagament.
13.3 En el supòsit que, per circumstàncies especials, l’import de la bestreta hagi de ser per un import diferent del que estableix el punt anterior, es necessita l’autorització prèvia de la Direcció General de Pressupostos i Tresor.
13.4 El lliurament s’ha de fer per part de la Tresoreria de la Generalitat, com un moviment de fons entre comptes corrents amb la fiscalització prèvia de la intervenció delegada corresponent.
Article 14
Modificacions de l’import de la bestreta
L’import de la bestreta no es revisarà fins a la proposta de retenció cautelar del proper exercici, excepte en els supòsits següents:
a) Quan hi hagi un increment substancial durant l’exercici de la retenció cautelar, la qual cosa ha de donar lloc a l’increment proporcional de la bestreta.
b) En el cas de disminució de les retencions cautelars, si l’import de la bestreta esdevé superior a l’import dels saldos existents de les retencions cautelars, la qual cosa donarà lloc al reintegrament de la bestreta sobrant per part de l’habilitat i/o habilitada.
Article 15
Justificació de les despeses realitzades amb els fons rebuts
15.1 Per a la justificació dels fons rebuts, s’han d’expedir uns documents ADOP (FM) aplicats als conceptes pressupostaris als quals corresponguin els pagaments efectuats amb la bestreta, acompanyats dels justificants oportuns. Aquests documents s’expediran a favor de l’habilitat i/o habilitada amb les retencions dels tributs i de la Seguretat Social corresponents.
15.2 Els documents ADOP (FM) de justificació de les bestretes s’han de comptabilitzar contra la retenció cautelar a què es refereix l’article 11 de la present ordre.
15.3 La reposició dels fons lliurats s’ha de realitzar per l’import líquid gastat que es justifiqui documentalment.
15.4 Aquesta reposició s’ha de fer, amb caràcter general, per bimestres naturals.
15.5 L’última justificació de l’exercici es pot efectuar fins al 31 de desembre o l’últim dia hàbil de l’exercici, seguint el procediment establert en els punts anteriors, per la qual cosa el document ADOP (FM) corresponent ha de ser en efectiu i a favor de l’habilitat i/o habilitada respectiu.
Article 16
Fiscalització de les justificacions
16.1 Els documents ADOP (FM) de justificació han de ser fiscalitzats per la intervenció delegada corresponent.
16.2 La intervenció delegada pot fiscalitzar de conformitat, en una primera fase, per tal de donar tràmit al document de pagament de reposició dels fons lliurats si l’aplicació dels documents comptables correspon a la justificació presentada i no hi ha cap incorrecció formal, conservant en el seu poder la justificació per la seva fiscalització posterior mitjançant la seva comprovació jurídica i procedimental en una segona fase.
16.3 Aquesta fiscalització posterior s’ha de realitzar en el termini màxim de dos mesos.
16.4 Si la fiscalització resulta de conformitat, s’ha de fer constar així materialment i s’ha de sotmetre el compte justificatiu a l’aprovació del o de la titular de la secció pressupostària corresponent o de l’òrgan en qui ho delegui.
16.5 Si la fiscalització és de disconformitat, cal atenir-se al que es resolgui, d’acord amb el que estableix l’article 24 de la present ordre.
16.6 La fiscalització a realitzar per la intervenció delegada pot efectuar-se mitjançant tècniques de mostreig d’acord amb les instruccions que a aquest respecte estableixi la Intervenció general.
Capítol 5
Dels pagaments a justificar esporàdics
Article 17
Lliurament dels fons a justificar de caràcter esporàdic
17.1 El lliurament dels fons a justificar de caràcter esporàdic s’ha de fer a càrrec dels crèdits pressupostaris corresponents, per la qual cosa s’ha d’expedir un document comptable ADOPJ, al qual, cada centre gestor ha d’adjuntar una proposta raonada de la necessitat d’utilització d’aquest mecanisme.
17.2 La signatura del document comptable implica la fiscalització de la intervenció delegada i la signatura de l’ordre de pagament per part del Director General de Pressupostos i Tresor implica l’aprovació de la proposta.
17.3 En el cas de les entitats autònomes de caràcter administratiu l’aprovació l’ha de realitzar el o la titular d’aquestes.
Article 18
Justificacions de les despeses realitzades amb els fons rebuts i fiscalització
18.1 En el termini de tres mesos a comptar de la data en la qual hagin estat posats a la seva disposició, l’habilitat i/o habilitada ha de presentar a la intervenció delegada corresponent, per a la seva fiscalització, el compte justificatiu de l’ús dels fons i s’ha de procedir al reintegrament dels no utilitzats.
18.2 Dins l’esmentat termini es poden presentar justificacions parcials.
18.3 En el supòsit que no es presenti la justificació en el termini assenyalat, la intervenció delegada s’abstindrà d’intervenir qualsevol nou lliurament de pagament a justificar, llevat que la Direcció General de Pressupostos i Tresor, atenent les circumstàncies del cas, autoritzi un termini de justificació superior, que en cap supòsit no podrà excedir dels sis mesos.
18.4 Fiscalitzat de conformitat el compte justificatiu, el o la titular de la secció pressupostària o l’òrgan en qui ho delegui pot procedir a la seva aprovació o rectificació.
18.5 La fiscalització a realitzar per la intervenció delegada pot efectuar-se mitjançant tècniques de mostreig d’acord amb les instruccions que pel que fa al cas estableixi la Intervenció general.
Capítol 5
De la disposició dels fons a justificar
Article 20
Comptes corrents i interessos
20.1 Els fons a justificar s’han de lliurar a favor dels comptes corrents autoritzats amb aquesta finalitat per la Direcció General de Pressupostos i Tresor.
20.2 Els fons lliurats tenen la consideració de fons públics.
20.3 Els interessos que es produeixin no poden ser utilitzats pels habilitats i/o habilitades per efectuar pagaments, i han de ser ingressats a la Tresoreria de la Generalitat, a través dels comptes corrents restringits d’ingressos, amb aplicació al corresponent concepte del pressupost d’ingressos.
Article 21
Instruments financers
Els habilitats i/o habilitades disposaran de les quantitats lliurades a justificar mitjançant els següents instruments financers:
a) Transferència bancària.
b) Targeta de dèbit amb disposició limitada per temps i quantia.
c) Xec bancari, que s’ha d’expedir a favor de la persona creditora directa.
d) Efectiu, que si és necessari i hi ha les adequades mesures de seguretat, l’habilitació pot disposar d’una caixa de metàl·lic.
e) Targeta de crèdit en els límits i els casos que es determini per la Direcció General de Pressupostos i Tresor.
f) Altres que autoritzi la Direcció General de Pressupostos i Tresor.
Article 22
Període de realització de les despeses
Les despeses i el pagament material pels habilitats i/o habilitades amb càrrec a fons lliurats a justificar ha de ser realitzat durant l’exercici per al qual van ser lliurats.
Capítol 6
De les incidències
Article 23
Responsabilitats dels habilitats i/o habilitades
Sens perjudici del que preveu l’article 18 de la present ordre, la manca de justificació en termini dels fons lliurats a justificar, tant de caràcter renovable com esporàdic, ha de donar lloc a la depuració de responsabilitats de l’habilitat i/o habilitada que preveu el capítol VIII del Decret legislatiu 9/1994, de 13 de juliol, pel qual s’aprova el text refós de la Llei de finances públiques de Catalunya.
Article 24
Resolució de les discrepàncies
Les discrepàncies que pugui suscitar l’aplicació de les disposicions d’aquesta Ordre s’han de resoldre de la manera següent:
a) Si l’objecció emana de la intervenció delegada en la seva funció fiscalitzadora dels justificants, dels documents comptables, de la proposta anual de pagaments a justificar renovables o de les retencions cautelars, s’ha d’utilitzar el procediment establert en l’article 65 i següents del Decret legislatiu 9/1994, de 13 de juliol, pel qual s’aprova el text refós de la Llei de finances públiques de Catalunya.
b) Si un departament, entitat autònoma de caràcter administratiu, entitat gestora o el Servei Català de la Salut no està conforme amb l’acord del director/a de Pressupostos i Tresor que ha determinat el percentatge per precisar l’import màxim per a despeses a justificar de caràcter renovable, ha de resoldre la discrepància el/la conseller/a del Departament d’Economia i Finances.
Capítol 7
De la comptabilitat i del control
Article 25
Llibres de l’habilitació
25.1 Els habilitats i/o habilitades i els subhabilitats i/o subhabilitades duran llibres especials per la comptabilitat dels pagaments a justificar, que seran, com a mínim, el llibre de bancs i el llibre de caixa.
25.2 El llibre de bancs serveix per recollir tots els moviments de fons del compte corrent obert en una entitat financera per a despeses a justificar. Es carrega pels fons rebuts de la Generalitat o reintegraments de metàl·lic que s’abonin en el compte corrent, i es descarrega amb les sortides de fons d’aquest pel pagament de despeses, per bestretes atorgades, sortides de fons per a metàl·lic o pels reintegraments en cas de modificacions de la dotació inicial, sobrants o cessament de l’habilitat, mitjançant els diferents instruments financers aprovats en la present Ordre.
25.3 El llibre de caixa serveix per recollir tots els moviments de fons de la caixa de metàl·lic de l’habilitació. Es carrega pels fons rebuts, i es descarrega amb les sortides de fons pel pagament de despeses, bestretes o reintegraments al compte corrent de l’habilitació.
Article 26
Control dels fons lliurats
26.1 Amb una periodicitat mínima semestral, s’efectuarà la conciliació dels llibres establerts a l’article anterior amb els extractes del compte corrent, així com amb les operacions comptables de l’habilitació amb la Generalitat.
26.2 Per la caixa de metàl·lic s’ha d’efectuar un arqueig que ha de signar l’habilitat i/o habilitada, com a responsable dels fons, i la intervenció delegada en la seva funció de control.
26.3 El resultat dels controls esmentats en els punts anteriors s’han de materialitzar en una acta d’arqueig que ha de ser fiscalitzada per la intervenció delegada corresponent. Si la fiscalització no és favorable, s’ha de posar en coneixement de la Intervenció General i de la Direcció General de Pressupostos i Tresor perquè acordin o proposin el que sigui procedent.
26.4 En qualsevol moment, els i les titulars de les seccions pressupostàries o els òrgans en qui deleguin i les intervencions delegades, poden acordar la realització de controls extraordinaris, arqueigs i les comprovacions que creguin oportunes.
Article 27
Custòdia dels justificants
La documentació justificativa s’ha de custodiar per l’òrgan gestor, a disposició de la Sindicatura de Comptes i qualsevol altre òrgan de control.
Disposicions transitòries
—1 Els saldos de les bestretes per a despeses de caràcter renovables que els habilitats i/o habilitades tinguin a 1 de gener de 2002 es mantindran fins que la Intervenció General procedeixi a la seva regularització definitiva. A principi de l’exercici els habilitats i/o habilitades rebran la totalitat de la bestreta d’acord amb el procediment establert a l’article 12 de la present Ordre.
—2 Amb referència al dia 31 de desembre de 2001 s’ha de fer un acta d’arqueig dels fons de les habilitacions amb fiscalització de la intervenció delegada corresponent, a fi i efecte d’adequar el saldo dels fons lliurats a l’exercici 2002.
Disposicions finals
—1 La Intervenció General de la Generalitat i la Direcció General de Pressupostos i Tresor, en l’àmbit de les seves respectives competències, poden dictar les disposicions que calguin per al desplegament i l’aplicació, si s’escau, d’aquesta Ordre.
—2 En l’àmbit de les entitats gestores de la Seguretat Social i del servei Català de la salut quan es fa referència a la Direcció General de Pressupostos i Tresor en els articles 8, a excepció de l’autorització de l’obertura d’un nou compte corrent, 9, 10, 17 i 18 s’ha d’entendre la Direcció General del Règim Econòmic de la Seguretat Social.
—3 Queden derogades les ordres d’aquest departament següents: de 13 de març de 1989, sobre manaments a justificar; de 25 de març de 1999, sobre manaments a justificar en les entitats gestores de la Seguretat Social i en el Servei Català de la Salut. Així mateix queden derogades les disposicions de rang inferior dictades amb la seva competència que s’oposin a aquesta ordre per a la seva aplicació.
—4 Aquesta Ordre entrarà en vigor el dia 1 de gener de 2002.
Barcelona, 12 de desembre de 2001
Francesc Homs i Ferret
Conseller d’Economia i Finances
