El Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, crea, en su artículo 15, el registro electrónico de apoderamientos para actuar ante la Administración General del Estado y sus organismos públicos dependientes o vinculados. La creación de este registro tiene como finalidad mejorar la atención a los ciudadanos, poniendo a su disposición un instrumento que facilite la acreditación, ante los órganos de la Administración, de los apoderamientos concedidos para la realización de trámites administrativos, por lo que la creación del registro no supone ninguna modificación de la regulación de la representación existente en nuestro ordenamiento y se realiza sin perjuicio de la existencia, actual o futura, de otros registros similares de ámbito más limitado en la Administración General del Estado. En la medida en que su finalidad es la mejora del servicio público, el acceso al registro tiene carácter absolutamente voluntario para los ciudadanos, que además van a poder determinar los trámites y actuaciones a los que, entre los que se encuentren en cada momento habilitados en el registro, se extienden los apoderamientos concedidos.
La incorporación de las tecnologías de la información a la actividad administrativa posibilita la realización de trámites o actuaciones por medios electrónicos, lo que supone una clara mejora del servicio prestado a los ciudadanos, en la medida en que éstos obtienen una respuesta administrativa inmediata que permite atender mejor sus necesidades. En otros casos, esa automatización facilita tanto el mejor ejercicio de sus derechos como el puntual cumplimiento de sus obligaciones.
Por otro lado, el artículo 32 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, regula la representación de los ciudadanos ante las Administraciones Públicas. Del mismo modo, el artículo 23 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, establece que las Administraciones Públicas podrán habilitar con carácter general o específico a personas físicas o jurídicas autorizadas para la realización de determinadas transacciones electrónicas en representación de los interesados.
En este contexto jurídico, y con el único objetivo de facilitar al ciudadano que así lo desee el acceso electrónico a los Servicios Públicos, se creó el Registro electrónico de apoderamientos. De esta manera se habilita una nueva vía al ciudadano para apoderar, a cualquier otro ciudadano o empresa, para que actúe en su nombre. De acuerdo con el anexo de la Ley 11/2007, de 22 de junio, se considera ciudadano a cualesquiera persona física, persona jurídica y ente sin personalidad que se relacione, o sea susceptible de relacionarse, con las Administraciones Públicas.
Conforme a lo previsto en el apartado 5 del citado artículo 15 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, los requisitos y condiciones de funcionamiento del Registro Electrónico de Apoderamientos se establecerán mediante Orden del Ministro de la Presidencia. En la actualidad y de acuerdo con lo dispuesto en el Real Decreto 1887/2011, de 30 de diciembre, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales, el ministerio competente para dictar la presente Orden es el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. La presente Orden recoge todos los aspectos enunciados en el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.
Esta norma ha sido sometida al previo informe de la Agencia Española de Protección de Datos. Asimismo, esta norma ha recibido el informe favorable del Consejo Superior de Administración Electrónica.
En uso de la atribución que me ha sido conferida en el artículo 15.5 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, dispongo:
Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.
1. La presente Orden tiene por objeto la regulación de los requisitos y condiciones de funcionamiento del Registro electrónico de apoderamientos, creado por el artículo 15 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.
2. En el Registro electrónico de apoderamientos se podrán hacer constar las representaciones que los ciudadanos otorguen a terceros para actuar en su nombre de forma electrónica ante la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes.
3. Sólo se inscribirán en el Registro las representaciones que los interesados otorguen voluntariamente, de conformidad con el artículo 32 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre. Queda así excluida la inscripción de las representaciones legales.
4. El ámbito del Registro Electrónico de Apoderamientos se extiende a la Administración General del Estado y a los organismos públicos vinculados o dependientes de la misma. Sólo podrán comprobar la representación o apoderamiento mediante el acceso al Registro electrónico de apoderamientos aquellos ministerios u organismos públicos que se suscriban al Registro.
5. La representación que se inscriba en el Registro sólo será válida para los trámites y actuaciones por medios electrónicos de su competencia que, con carácter previo y en los términos especificados en el artículo 9, haya determinado cada departamento ministerial u organismo público suscrito a aquel, lo que oportunamente será comunicado al Registro.
6. El Registro Electrónico de Apoderamientos, regulado en esta Orden, no participa de la naturaleza jurídica de los registros electrónicos regulados en el artículo 24 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
Artículo 2. Órganos competentes.
1. El Registro electrónico de apoderamientos será gestionado por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, a través de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, quedando a cargo del mismo la Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica.
2. Los ministerios y organismos públicos vinculados o dependientes serán los competentes para dar de alta, modificar y dar de baja en el Registro los trámites y actuaciones por medios electrónicos de su competencia para los que será válida la representación incorporada a dicho Registro.
3. La inscripción en el Registro será automática para los apoderamientos que se otorguen de persona física a persona física y se tramiten electrónicamente. Cuando el poderdante sea una persona física y el apoderamiento se produzca por comparecencia ante un funcionario expresamente autorizado para dar de alta en el Registro los apoderamientos, será aquél el responsable de la inscripción. En cualquier otro supuesto, el órgano competente para dicha inscripción y para, en su caso, requerir al interesado eventuales subsanaciones de defectos en la representación, será el que ostente la competencia sobre los trámites o actuaciones por medios electrónicos objeto del apoderamiento. En este último caso, el apoderamiento deberá estar referido a trámites de un único órgano.
Artículo 3. Incorporación de los apoderamientos al Registro.
1. En la tramitación electrónica de las solicitudes de inscripción de apoderamientos en el Registro se estará a lo dispuesto en el capítulo II del título tercero de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
2. Cuando el poderdante es una persona física, la inscripción de apoderamientos en el Registro podrá llevarse a efecto mediante uno de estos procedimientos:
a) Por Internet, mediante el uso de los sistemas de identificación y autenticación previstos en el artículo 13.2.a) y b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio. La inscripción del apoderamiento se realizará mediante el formulario que figura en el anexo I de esta Orden, a excepción de los datos asociados a documento público o privado con firma notarialmente legitimada. La solicitud quedará anotada en el Registro Electrónico Común. Los efectos de la inscripción en el Registro electrónico de apoderamientos serán, en este caso, inmediatos.
b) Mediante comparecencia personal del poderdante en las oficinas de atención al ciudadano 060, dependientes del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, en las oficinas consulares o en las oficinas dependientes de los organismos adheridos al Registro que estos determinen, mediante el empleo del formulario del Anexo I. En el formulario deberá constar la firma del poderdante y la identificación y firma del funcionario ante quien se comparece que, en todo caso, deberá estar expresamente autorizado para dar de alta en el Registro los apoderamientos. La solicitud quedará anotada en el Registro Electrónico Común. Será inscrita en el Registro electrónico de apoderamientos por el funcionario y surtirá efectos a partir de esta inscripción, que en todo caso no deberá ser posterior en dos días hábiles a la inscripción en el Registro Electrónico Común.
c) Poder otorgado mediante documento público o documento privado con firma notarialmente legitimada, presentado en una oficina adherida al Registro. La solicitud quedará anotada en el Registro Electrónico Común. En este caso, el órgano u organismo competente de los trámites objeto del apoderamiento solicitará, en su caso, a su Asesoría Jurídica un informe sobre el poder presentado por el representante de la entidad, que deberá ser emitido en un plazo no superior a siete días. La posterior inscripción del apoderamiento en el Registro, que deberá hacerse en un plazo no superior a dos días hábiles desde la emisión del informe de Asesoría Jurídica, o la eventual solicitud de subsanación de errores al interesado, será llevada a cabo por el órgano u organismo competente. El poder será incorporado al Registro, como un documento electrónico, según la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico. En este caso, el documento de acreditación del apoderamiento deberá ajustarse al contenido recogido en el formulario del Anexo I.
3. Cuando el poderdante es una persona jurídica o ente sin personalidad, la inscripción de apoderamientos en el Registro podrá llevarse a efecto mediante uno de estos procedimientos:
a) Por comparecencia personal del representante legal de la entidad, en las oficinas de atención al ciudadano 060, dependientes del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, en las oficinas consulares o en las oficinas dependientes de los organismos adheridos al Registro que éstos determinen, mediante el empleo del formulario del Anexo I. La solicitud quedará anotada en el Registro Electrónico Común. El organismo competente de los trámites objeto del apoderamiento solicitará, en su caso, a su Asesoría Jurídica un informe sobre los poderes presentados por el representante de la entidad, que deberá ser emitido en un plazo no superior a siete días. La posterior inscripción del apoderamiento en el Registro, que deberá hacerse en un plazo no superior a dos días hábiles desde la emisión del informe de Asesoría Jurídica, o la eventual solicitud de subsanación de errores al interesado, será llevada a cabo por el órgano u organismo competente. Los poderes presentados por el representante de la entidad serán incorporados al Registro, como un documento electrónico, según la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico, aprobada por Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública.
b) Por Internet, mediante el uso por el representante de la entidad de los sistemas de identificación y autenticación previstos en el artículo 13.2.a) y b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio. Con carácter previo el representante habrá presentado en una oficina adherida al Registro sus poderes como representante. El organismo competente de los trámites objeto del apoderamiento solicitará, en su caso, a su Asesoría Jurídica un informe sobre los poderes presentados por el representante de la entidad, que deberá ser emitido en un plazo no superior a siete días. La posterior inscripción del apoderamiento en el Registro, que deberá hacerse en un plazo no superior a dos días hábiles desde la emisión del informe de Asesoría Jurídica, o la eventual solicitud de subsanación de errores al interesado, será llevada a cabo por el organismo competente.
c) Poder otorgado mediante documento público o documento privado con firma notarialmente legitimada presentado en una oficina adherida al Registro. La solicitud quedará anotada en el Registro Electrónico Común. El órgano u organismo competente de los trámites objeto del apoderamiento solicitará, en su caso, a su Asesoría Jurídica un informe sobre el poder presentado, que deberá ser emitido en un plazo no superior a siete días. La posterior inscripción del apoderamiento en el Registro, que deberá hacerse en un plazo no superior a dos días hábiles desde la emisión del informe de Asesoría Jurídica, o la eventual solicitud de subsanación de errores al interesado, será llevada a cabo por el órgano u organismo competente. El poder presentado será incorporado al Registro, como un documento electrónico, según la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico, aprobada por Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública. En este caso, el documento de acreditación del apoderamiento deberá ajustarse al contenido recogido en el formulario del Anexo I.
Artículo 4. Inscripción de apoderamientos con confirmación explícita del apoderado.
En el caso de inscripción de apoderamientos para los trámites y actuaciones por medios electrónicos para los que el órgano u organismo competente exija la confirmación del apoderado, será necesaria la aceptación explícita del mismo, que se acreditará por cualquiera de los procedimientos previstos en el artículo anterior. El poder se entenderá como no conferido en tanto no conste en el Registro la mencionada aceptación. La confirmación explícita del apoderado es inexcusable en los supuestos en los que éste deba recibir comunicaciones o notificaciones por vía electrónica, sea cual sea la naturaleza del procedimiento.
Artículo 5. Comprobación del contenido del apoderamiento.
1. Cuando el poderdante es una persona física:
a) En los apoderamientos otorgados mediante comparecencia personal del poderdante, en los términos referidos en el artículo 3, punto 2, apartado b), el funcionario que proceda a inscribir un apoderamiento en el Registro electrónico de apoderamientos deberá comprobar el contenido del mismo. A tal efecto, verificará la identidad del compareciente y el contenido del formulario del anexo I.
b) En los apoderamientos otorgados por Internet, la aplicación informática que soporte el Registro únicamente permitirá el alta en el mismo de aquellos apoderamientos que contengan todos los datos solicitados en el formulario del Anexo I. En aquellos casos en los que se detecten anomalías de tipo técnico en la transmisión electrónica del formulario de otorgamiento del poder, dicha circunstancia se pondrá en conocimiento del interesado por el propio sistema, mediante los correspondientes mensajes de error, para que pueda proceder a su inmediata subsanación.
c) En los apoderamientos otorgados mediante documento público o documento privado con firma notarialmente legitimada, el órgano u organismo competente de los trámites objeto del apoderamiento, solicitará, en su caso, informe a su Asesoría Jurídica sobre la suficiencia de los poderes aportados. La inscripción del apoderamiento en el Registro o la eventual solicitud de subsanación de defectos en la representación al interesado, será llevada a cabo por el órgano u organismo competente. Si la subsanación no es atendida en un plazo máximo de diez días, se comunicará al interesado la imposibilidad de continuar el procedimiento, y la posibilidad de interponer el recurso previsto en artículo 29.2 del Reglamento del Servicio Jurídico del Estado, aprobado por el Real Decreto 997/2003, de 25 de julio.
2. Cuando el poderdante es una persona jurídica o ente sin personalidad, el órgano competente de los trámites objeto del apoderamiento, solicitará, en su caso, informe a su Asesoría Jurídica sobre la suficiencia de los poderes y demás documentos justificativos de la personalidad o de la representación. La inscripción del apoderamiento en el Registro o la eventual solicitud de subsanación de defectos en la representación al interesado, será llevada a cabo por el organismo competente. Si la subsanación no es atendida en un plazo máximo de diez días, se comunicará al interesado la imposibilidad de continuar el procedimiento, y la posibilidad de interponer el recurso previsto en artículo 29.2 del Reglamento del Servicio Jurídico del Estado, aprobado por el Real Decreto 997/2003, de 25 de julio.
Artículo 6. Contenido del Registro electrónico de apoderamientos.
1. Los apoderamientos dados de alta en el Registro sólo surtirán efecto respecto de las actuaciones o categorías a las que expresamente se refiera el apoderamiento otorgado, y hayan sido consignadas en el correspondiente formulario, de entre las que en cada momento se encuentren incorporadas al conjunto de trámites y actuaciones por medios electrónicos del Registro.
2. El Registro electrónico de apoderamientos estará disponible en la sede electrónica del punto de acceso general de la Administración General del Estado (https://sede.060.gob.es), donde se mantendrá una relación pública de todos los trámites y actuaciones por medios electrónicos de los departamentos ministeriales u organismos públicos adheridos al Registro, que pueden ser objeto de apoderamiento. Respecto de cada uno de los trámites que figuren en dicha relación se harán constar los datos que se aportaron para su inscripción en el Registro, a tenor de lo dispuesto en el artículo 9.
3. Para inscribir un apoderamiento en el Registro se harán constar los siguientes datos:
a) Nombre y apellidos, denominación o razón social y NIF del poderdante (o, en su defecto, documento equivalente).
b) Nombre y apellidos, denominación o razón social y NIF del apoderado (o, en su defecto, documento equivalente).
c) Trámites y actuaciones por medios electrónicos o categorías objeto de apoderamiento.
d) Periodo de vigencia del poder.
e) Fecha de otorgamiento.
f) Número de referencia del alta y fecha de alta en el Registro.
Artículo 7. Renuncia y revocación del apoderamiento.
La renuncia del apoderado a un apoderamiento inscrito en el Registro que regula esta Orden, o la revocación del mismo por el poderdante, surtirá efectos desde la comunicación fehaciente al órgano u organismo competente. La revocación y la renuncia podrán realizarse, utilizando los formularios previstos en los anexos II y III de esta Orden, por los mismos medios previstos en el artículo 3. La comprobación de la renuncia o revocación se hará de acuerdo con lo previsto en el artículo 5.
Artículo 8. Trámites y actuaciones por medios electrónicos y sus categorías.
1. En los supuestos en los que sea legalmente posible, y así lo determine el departamento ministerial u organismo competente sobre los trámites y actuaciones electrónicas objeto de apoderamiento, éste podrá establecer agrupaciones de trámites en categorías a las que podrán referirse los apoderamientos.
2. La categorización de los trámites será responsabilidad del organismo que se adhiera al Registro y, como mínimo, deberán diferenciarse los trámites que impliquen la consulta de datos personales y los trámites de recepción de notificaciones.
Artículo 9. Adhesión al Registro electrónico de apoderamientos.
1. La adhesión de un departamento ministerial u organismo público al Registro se llevará a efecto mediante la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de una Resolución del titular de la Subsecretaría del departamento o del titular del organismo. En dicha Resolución se concretarán además los trámites y actuaciones iniciales por medios electrónicos para los que será válida la representación incorporada al Registro electrónico de apoderamientos.
2. En la Resolución a que se refiere el apartado anterior se indicará para cada uno de los trámites y actuaciones por medios electrónicos referenciados:
a) El código y denominación del trámite, en su caso según la base de datos de procedimientos administrativos del Sistema de Información Administrativa, regulado en el Real Decreto-ley 8/2011, de 1 de julio, de medidas de apoyo a los deudores hipotecarios, de control del gasto público y cancelación de deudas con empresas y autónomos contraídas por las entidades locales, de fomento de la actividad empresarial e impulso de la rehabilitación y de simplificación administrativa.
b) La categoría a la que pertenece, de entre las definidas con anterioridad por el departamento ministerial, si procede.
c) El periodo máximo de vigencia de los apoderamientos para este trámite, que no podrá superar los 5 años.
d) En su caso, la necesidad de confirmación por el apoderado, para su eficacia.
e) La unicidad del apoderamiento. Se indicará si, para dicho trámite o actuación por medios electrónicos, un poderdante sólo puede inscribir a un apoderado en el Registro.
3. La incorporación posterior al Registro de nuevos trámites y actuaciones por medios electrónicos, y su eventual modificación corresponderá al departamento ministerial u organismo competente sobre los mismos. Esta incorporación se hará electrónicamente y deberá estar acompañada de una nueva Resolución del órgano competente modificando o ampliando la relación inicial de trámites.
4. En la sede electrónica de cada departamento ministerial u organismo público se relacionarán los trámites y actuaciones por medios electrónicos de su ámbito para los que se reconocen los apoderamientos inscritos en el Registro. Se resaltarán, además, en dicha sede las incorporaciones de nuevos trámites al Registro.
5. Aquellos departamentos ministeriales u organismos públicos que gestionen un Registro de apoderamientos propio, de ámbito limitado a trámites y actuaciones por medios electrónicos de su competencia no deberán inscribir éstos en el Registro electrónico de apoderamientos que regula esta Orden. No obstante, los organismos que gestionen un registro de apoderamientos propio podrán adherirse al Registro que regula esta Orden para la inscripción de trámites diferentes a los gestionados por su registro.
Artículo 10. Consultas y certificaciones para el interesado.
1. El Registro electrónico de apoderamientos no tiene carácter público, por lo que el interesado sólo podrá acceder, en aplicación del artículo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, a la información de los apoderamientos de los que sea poderdante o apoderado.
2. Las consultas y certificaciones podrán obtenerse por medios electrónicos, para lo cual el interesado podrá identificarse con los sistemas de identificación y autenticación previstos en el artículo 13.2.a) y b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio. Estas opciones estarán disponibles en la sede electrónica del Punto de Acceso General de la Administración General del Estado (https://sede.060.gob.es). Las consultas y certificaciones serán firmadas con un certificado de sello electrónico. Además las consultas y certificaciones emitidas incluirán un Código Seguro de Verificación vinculado a la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica del Punto de Acceso General de la Administración General del Estado (https://sede.060.gob.es).
Artículo 11. Acceso electrónico al Registro por la Administración General del Estado y sus organismos públicos.
El Registro ofrecerá los siguientes procedimientos de acceso a la información a los departamentos ministeriales y organismos públicos adheridos al mismo:
a) Descarga bajo petición de un fichero, que contendrá todos los apoderamientos vigentes y válidos para los trámites y actuaciones por medios electrónicos de los que el órgano peticionario sea competente. El fichero contendrá todos los datos de los apoderamientos que se enumeran en el artículo 8.
b) Acceso en línea mediante servicios web, a los efectos de comprobar automáticamente y en tiempo real desde las aplicaciones que un apoderamiento está vigente. Las peticiones al Registro, relativas a los apoderamientos vigentes y válidos para los trámites y actuaciones por medios electrónicos de las que el órgano peticionario sea competente, se enviarán por un canal seguro de comunicaciones y deberán firmarse con un certificado de componente o de sello electrónico del citado órgano. La aplicación de soporte al Registro mantendrá traza de todas las peticiones recibidas.
Artículo 12. Protección de Datos de Carácter Personal.
Con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 6 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, cuando el poderdante o el apoderado fueran persona física, deberá constar su consentimiento al tratamiento automatizado de sus datos que resulte necesario para el adecuado funcionamiento del Registro de apoderamientos. Este consentimiento, que no será necesario reiterar para cada apoderamiento, dejará a salvo el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación establecidos en la citada Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.
Artículo 13. Fichero de Protección de Datos.
En cumplimiento de lo previsto en el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, se crea el fichero de datos personales «Registro electrónico de apoderamientos», cuya titularidad corresponde a la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, calle María de Molina, 50, 28071 Madrid, válido a efectos del ejercicio por parte de los ciudadanos de los derechos previsto por dicha Ley. El contenido del fichero se recoge en el anexo IV de la presente Orden.
Disposición adicional primera. Adhesión al Registro.
El ámbito de aplicación previsto en el artículo 1 de esta Orden podrá extenderse a otras Administraciones Públicas, mediante la formalización de un convenio al efecto con el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.
Disposición adicional segunda. No incremento de gasto público.
La constitución y funcionamiento del registro se atenderán con los medios personales y materiales existentes en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, y en ningún caso podrá generar incremento de gasto público.
Disposición final primera. Modificación de formularios
Corresponde a la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas la modificación de los formularios para la inscripción en el Registro, que se incluye en el anexo I de la presente Orden, para la revocación de poderes, que se incluye en el Anexo II, para la renuncia de apoderamientos, que se incluye en el anexo III, así como la aprobación de otros formularios que, en su caso, resulten precisos para la gestión de dicho Registro.
Disposición final segunda. Entrada en vigor.
La presente Orden entrará en vigor a los dos meses de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Madrid, 5 de julio de 2012.–El Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas, Cristóbal Montoro Romero.
