En el recurso interpuesto por doña L. D. S. M., como administradora única de la compañía «Iniciativas Escénicas, S.L.», contra la nota de calificación extendida por el registrador Mercantil y de Bienes Muebles de Almería, don Gustavo Adolfo Moya Mir, por la que se suspende el depósito de cuentas de la sociedad.
Hechos
I
Presentadas telemáticamente para su depósito las cuentas de la sociedad correspondientes al ejercicio 2012, fueron objeto de la siguiente nota de calificación: «Registro Mercantil de Almería. Notificación de calificación. Don Gustavo Adolfo Moya Mir, Registrador Mercantil de Almería, previo el consiguiente examen y calificación, de conformidad con los artículos 18 del Código de Comercio y 6 del Reglamento del Registro Mercantil, ha resuelto no practicar el depósito solicitado conforme a los siguientes hechos y fundamentos de Derecho: Fundamentos de Derecho (defectos). Defecto subsanable.–Falta la certificación de la huella digital. (BOE n.° 7, de 8 de enero de 2000. Instrucción de 30 de diciembre de 1999, art. 4.º). En relación con la presente calificación (…). Almería, a diecinueve de julio de dos mil trece».
II
Contra la anterior nota de calificación, doña L. D. S. M., como administradora única de la compañía «Iniciativas Escénicas, S.L.», interpone recurso en virtud de escrito de fecha 31 de julio de 2013, en el que alega, resumidamente, lo siguiente: Que el procedimiento seguido para el depósito ha sido el descrito en la página web de los registradores y que comprende el envío de dos ficheros: el fichero zip conteniendo el depósito y el fichero que contiene la aprobación de las cuentas. La huella digital se encuentra incluida en el certificado de aprobación de cuentas; y, Que los fundamentos de Derecho aducidos por el registrador se concretan en el incumplimiento del artículo 4 de la Instrucción de 30 de diciembre de 1999 de la Dirección General de los Registros y del Notariado que establece la utilización de claves de autenticación por medio del algoritmo estándar MD5 y el artículo 5 establece que debe coincidir con el que los administradores expresen en la certificación del artículo 366 del Registro Mercantil, circunstancias ambas que concurren en el certificado aportado por la sociedad.
III
El registrador accidental, don José Luis Lacrúz Bescos, emitió informe el día 8 de agosto de 2013, ratificándose en la calificación y elevando el expediente a este Centro Directivo.
Esta Dirección General solicitó la práctica de una diligencia que fue cumplimentada por el registrador Mercantil en fecha 4 de octubre de 2013 con entrada en este Centro Directivo el día 8 del mismo mes y año.
Fundamentos de Derecho
Vistos los artículos 279 y 280 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba la Ley de Sociedades de Capital; 366 del Reglamento del Registro Mercantil; Orden JUS/206/2009, de 28 de enero, por la que se aprueba nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación; Instrucciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 26 de mayo y 30 de diciembre de 1999 de presentación de las cuentas anuales en los Registros Mercantiles a través de procedimientos telemáticos; y la Resolución de este Centro Directivo de 2 de diciembre de 2011.
1. La única cuestión que se plantea en este expediente es la relativa a si es preciso acompañar, para proceder a su depósito en el Registro Mercantil, a la certificación del acuerdo de aprobación de cuentas anuales, el certificado de huella digital. Es determinante dejar constancia de que la solicitud de depósito de los documentos electrónicos se ha llevado a cabo mediante procedimientos telemáticos de comunicación mediante la aplicación contenida en el portal de Colegio Nacional de los registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles de España.
2. La vigente Ley de Sociedades de Capital impone en su artículo 279 a los administradores de las sociedades la obligación de presentar, para su depósito en el Registro Mercantil, las cuentas anuales debidamente aprobadas por la junta general junto con el certificado que recoja el acuerdo de aprobación y demás documentación que en el se especifica. Por su parte el artículo 280 impone al registrador Mercantil la obligación de «calificar bajo su responsabilidad si los documentos presentados son los exigidos por la Ley, si están debidamente aprobados por la junta general y si constan las preceptivas firmas». Por su parte el artículo 366 del Reglamento del Registro Mercantil hace referencia al conjunto de documentos que han de presentarse en el Registro Mercantil, haciendo constar en su número dos que: «2. Previa autorización de la Dirección General de los Registros y del Notariado, los documentos contables a que se refiere este artículo podrán depositarse en soporte magnético».
En desarrollo de esta habilitación, este Centro Directivo ha dictado diversas normas (Instrucciones de 26 de mayo y 30 de diciembre de 1999 y Orden Ministerial de 28 de enero de 2009) en las que, adelantándose a las exigencias derivadas de las Directivas Comunitarias (vid. Directiva 2003/58/CE, de 15 de julio, relativa a los requisitos de información con respecto a ciertos tipos de empresas), ha regulado la forma de presentación de las cuentas anuales en soporte distinto al tradicional en papel.
Esta regulación no sólo ha tenido por finalidad facilitar el cumplimiento de la obligación legal de depósito por medios informáticos sino hacerlo en términos que se respeten escrupulosamente los requisitos de correspondencia exigidos por el artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital y por el artículo 366.3 del Reglamento del Registro Mercantil entre las cuentas presentadas y el acuerdo de aprobación o lo que es lo mismo, que cualquiera que sea el soporte de presentación quede garantizado que las cuentas presentadas son precisamente las aprobadas por la Junta General de la sociedad.
3. La Instrucción de 30 de diciembre de 1999 (desarrollando la de 26 de mayo del mismo año) reguló la posibilidad de llevar a cabo el depósito de cuentas, junto al tradicional sistema de soporte papel, mediante soporte informático o bien mediante procedimiento telemático de comunicación en línea (artículo 1).
Tratándose de presentación en soporte informático, la propia Instrucción aclara que el archivo electrónico que contiene las cuentas debe estar almacenado en soporte de disco de 3,5 pulgadas (estándar en el mercado) y que su correspondencia con las aprobadas por la junta se lleva a cabo mediante la generación de un algoritmo que se incorpora en el momento de crear el soporte (artículo 4, la denominada huella digital). Al certificar los administradores que dicho algoritmo se corresponde con el generado automáticamente por la aplicación informática queda establecida la oportuna correspondencia entre las cuentas presentadas y el acuerdo de aprobación (artículo 5 de la Instrucción en relación al artículo 366.1.3.º del Reglamento del Registro Mercantil). Para que la correspondencia sea indubitada es preciso que el código alfanumérico, que representa la huella digital, generada en el momento de crear el soporte conste debidamente en la certificación emitida por el órgano de administración como recordó esta Dirección General en ocho Resoluciones idénticas de 2 de diciembre de 2011.
Tratándose de presentación por vía telemática, el artículo 7 de la Instrucción establece que: «Las cuentas anuales elaboradas mediante procedimientos informáticos podrán ser remitidas al Registro Mercantil competente por vía telemática… 2. El Registrador comprobará que los datos de los signatarios coinciden con los indicados en la solicitud y que las firmas reúnen los requisitos sobre firma electrónica avanzada…». Por su parte el artículo 2 de la Orden Ministerial de 28 de enero de 2009, establece que las cuentas: «podrán remitirse al Registro competente de forma telemática, en los términos que resultan del Anexo II de la presente disposición. La identificación de las cuentas presentadas a depósito en la certificación acreditativa de su aprobación que exige el artículo 366.1.3.º del Reglamento del Registro Mercantil se realizará mediante la firma electrónica del archivo que las contiene».
En consecuencia, en el supuesto de presentación a depósito de cuentas anuales en formato electrónico mediante comunicación telemática con firma electrónica, la correspondencia entre el archivo que las contiene (en formato estándar, zip) y el archivo que contiene el certificado del acuerdo aprobatorio de la junta se lleva a cabo por la propia aplicación que genera automáticamente el algoritmo o huella digital al llevar a cabo la incorporación de los archivos. Sólo en el supuesto de que se haga la presentación telemática del archivo que contiene las cuentas (archivo zip) sin acompañamiento del que contiene el certificado del acuerdo será preciso, si este último se acompaña posteriormente en formato papel, que se haga en el mismo mención expresa del código alfanumérico que representa la huella digital de conformidad con el artículo 366.1.3.º del Reglamento del Registro Mercantil y las Resoluciones citadas anteriormente a fin de establecer la oportuna correspondencia.
4. En el supuesto de hecho que da lugar a este expediente la presentación de las cuentas a depósito se ha hecho mediante comunicación telemática tanto del archivo electrónico que las contiene (zip) como del que contiene el certificado del acuerdo de aprobación por lo que, al generarse automáticamente una huella digital por el sistema que queda incorporada a la documentación, no cabe exigirla de nuevo. En definitiva, la nota de defectos no puede mantenerse porque el supuesto de hecho no es el contemplado en el artículo 2 de la Instrucción de 30 de diciembre de 1999, presentación en soporte informático, sino el previsto en su número 7, presentación mediante comunicación telemática. En este caso, como queda visto, se prevé un sistema automático de correspondencia entre los documentos electrónicos que recogen las cuentas presentadas a depósito y el certificado del acuerdo de aprobación mediante la creación e incorporación, igualmente automática, de la huella digital.
Esta Dirección General ha acordado estimar el recurso y revocar la nota de calificación del registrador.
Contra esta resolución los legalmente legitimados pueden recurrir mediante demanda ante el Juzgado de lo Mercantil de la provincia donde radica el Registro, en el plazo de dos meses desde su notificación, siendo de aplicación las normas del juicio verbal, conforme a lo establecido en la Disposición adicional vigésima cuarta de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, y los artículos 325 y 328 de la Ley Hipotecaria.
Madrid, 17 de octubre de 2013.–El Director General de los Registros y del Notariado, Joaquín José Rodríguez Hernández.
