La Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, establece en su artículo 96 el mandato a la Administración tributaria de promover la utilización de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos necesarios para el desarrollo de su actividad y ejercicio de sus competencias.
La Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, contiene, en sus artículos 24, 25 y 26, la regulación de los registros electrónicos, exigiendo que las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publiquen en el Diario Oficial correspondiente y que su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de acceso al registro.
Es de aplicación supletoria para la utilización de medios electrónicos en los procedimientos administrativos en materia tributaria, el Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, tal y como se refleja en su Disposición Adicional Primera, párrafo 2. En el citado Decreto se establece, en sus artículos 26 a 30 las condiciones para la creación y funcionamiento de los registros electrónicos, así como las características y garantías del Servicio de Registro Electrónico Corporativo, disponiendo que todos los departamentos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y sus organismos públicos vinculados o dependientes deberán disponer de un servicio de registro electrónico para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones correspondientes a los procedimientos, servicios y actuaciones de su competencia. Establece igualmente que la creación de registros electrónicos se efectuará mediante orden departamental o resolución del órgano competente del organismo público que deberá ser publicada en el Boletín Oficial de Canarias y en la sede electrónica de acceso al registro.
Los registros electrónicos que se creen deberán utilizar el Servicio de Registro Electrónico de la Plataforma de Interoperabilidad Corporativa del Gobierno de Canarias. El sistema informático que soporte el Servicio de Registro Electrónico de la Plataforma de Interoperabilidad Corporativa garantizará la disponibilidad, autenticidad, integridad, confidencialidad y conservación de la información, y respetará las garantías y requisitos exigidos, con carácter general, a los registros públicos. Este sistema igualmente garantizará que en la remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones que se realicen a través del registro electrónico se adoptarán las medidas de seguridad necesarias para evitar la interceptación y alteración de las comunicaciones, los accesos no autorizados, así como para proteger los datos de carácter personal conforme a la normativa aplicable en vigor.
La presente Orden se enmarca en el impulso de la administración electrónica en el ámbito de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, dado que en el funcionamiento de las Administraciones Públicas el apoyo en las nuevas tecnologías permite oportunidades de mejora en cuanto a eficiencia en plazos y tiempos de respuesta, así como reducción de costes, por tanto, incide positivamente en la racionalización de la gestión de los recursos por parte de la Administración y en la agilización de los procedimientos, mejorando positivamente la perspectiva del servicio público desde el punto de vista a los interesados.
Mediante Orden del Consejero de Economía y Hacienda de 7 de diciembre de 2010, se crea la sede electrónica de la Administración Tributaria Canaria. De conformidad con el artículo 2 de la mencionada Orden, la sede electrónica abarca la totalidad de los órganos y unidades que dependen de la Dirección General de Tributos, extendiendo su ámbito de aplicación a todas las actuaciones y procedimientos de su competencia.
La Ley 9/2006, de 11 de diciembre, Tributaria de la Comunidad Autónoma de Canarias, en el artículo 6.c, otorga al Consejero competente en materia de Hacienda la prerrogativa para dictar en el ámbito de competencias de la Comunidad Autónoma de Canarias normas de desarrollo aplicables a las actuaciones y procedimientos tributarios que se realicen por medios electrónicos o telemáticos y a las relacionadas con los medios de autenticación utilizados por la Administración Tributaria Canaria.
Por cuanto antecede,
D I S P O N G O:
Artículo 1.- Objeto y ámbito de aplicación.
1. La presente Orden tiene como objeto la creación y regulación del Registro Electrónico de la Administración Tributaria Canaria, accesible en la sede electrónica, para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, en la forma y con el alcance y funciones previstos en el artículo 24 de la Ley 11/2007, de 22 de junio y considerando lo establecido en el Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, o normas que la sustituyan.
2. El Registro Electrónico será único para todos los órganos y unidades de la Dirección General de Tributos.
3. En ningún caso tendrá la consideración de Registro Electrónico de la Administración Tributaria Canaria los buzones de correo electrónico corporativos asignados a los empleados públicos o a las unidades y órganos.
4. Se excluyen del Registro electrónico aquellas comunicaciones electrónicas que deban ser objeto de anotación en registros con regulación propia o que se tramiten a través de sistemas automatizados con sus características propias, salvo que en su regulación se determine expresamente la utilización del Registro electrónico regulado en la presente Orden.
Artículo 2.- Responsabilidades y órganos competentes.
1. Es responsable de la gestión del Registro Electrónico de la Administración Tributaria Canaria el Servicio Central de Régimen Interior de la Dirección General de Tributos.
2. Le corresponde al titular de la Dirección General de Tributos la aprobación y modificación que proceda, en su caso, de la relación de documentos normalizados, así como de los formularios. Los documentos normalizados y formularios reflejarán de forma precisa los campos de obligada cumplimentación y los criterios de congruencia con los datos a consignar en el propio formulario.
Artículo 3.- Calendario y fecha y hora oficial.
1. El Registro Electrónico de la Administración Tributaria Canaria permitirá la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones durante las veinticuatro horas de todos los días del año, sin perjuicio de las interrupciones, cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo, de las que se informará, cuando sea posible, en el propio registro y en la Sede Electrónica.
2. El Registro Electrónico tendrá la fecha y hora oficial correspondiente a la sede electrónica de la Administración Tributaria Canaria, que mostrará lo siguiente:
a) El calendario de días inhábiles a efectos del cómputo de plazos determinado anualmente por el Gobierno de Canarias para la totalidad de la Comunidad Autónoma de Canarias. El cómputo de plazos se realizará conforme a lo establecido en los apartados 3, 4 y 5 del artículo 26 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, o normas que la sustituyan.
b) La fecha y hora oficial será la que conste como oficial en Canarias y cuya sincronización se realizará según lo dispuesto en el artículo 15 Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.
Artículo 4.- Carácter de las comunicaciones a través del Registro Electrónico.
La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones por medio del registro electrónico tendrá carácter voluntario, siendo alternativa a la utilización de los lugares señalados en la normativa vigente, salvo en aquellos supuestos para los que se establezca la obligatoriedad de comunicación solo por medios electrónicos.
Artículo 5.- Acreditación de la identidad.
1. Los documentos electrónicos podrán ser presentados ante el Registro Electrónico por las personas interesadas o por quien les represente, en los términos previstos en la Ley 11/2007, de 22 de junio y considerando lo establecido en el Decreto 19/2011, de 10 de febrero. Cuando la representación no quede acreditada o no pueda presumirse, se requerirá dicha acreditación por la vía que corresponda.
2. Los documentos electrónicos presentados deberán ir firmados mediante un sistema de firma electrónica admitido en la sede electrónica de la Administración Tributaria Canaria.
3. La presentación mediante representante se ajustará a lo establecido en la normativa reguladora aplicable al efecto.
Artículo 6.- Admisión de documentos.
1. El Registro Electrónico podrá admitir a través de las aplicaciones habilitadas:
a) Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen en la sede electrónica de la Administración Tributaria Canaria. Estos documentos, serán cumplimentados de acuerdo con los formatos preestablecidos. Se podrá admitir o requerir la presentación de documentos electrónicos anexos a los modelos normalizados.
b) Cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los mencionados en el apartado anterior dirigido a cualquier órgano o unidad del ámbito de aplicación del Registro. Se podrá admitir o requerir la presentación de documentos electrónicos anexos.
2. Mediante Resolución del Director General de Tributos se establecerán los servicios, procedimientos y trámites, susceptibles de ser presentados a través del Registro Electrónico, a que se refiere la letra a) del apartado 1 anterior.
3. La Sede Electrónica mantendrá permanentemente actualizada la relación de los procedimientos y trámites admitidos por el Registro Electrónico, así como de las direcciones y enlaces con las aplicaciones que procedan.
4. La Sede Electrónica contendrá información sobre los formatos y versiones a que deberán sujetarse los documentos electrónicos presentados.
Artículo 7.- Documentación complementaria.
Toda la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones podrá incorporar como documentación complementaria:
a) Los documentos electrónicos que cumplan los requisitos técnicos establecidos.
b) Los documentos no disponibles en formato electrónico y que, por su naturaleza, no sean susceptibles de aportación utilizando el procedimiento de copia digitalizada, podrán ser aportados por vía no electrónica.
c) Si en un momento posterior a la presentación de un modelo normalizado electrónico, el interesado, por propia iniciativa o en trámite de subsanación, debiese aportar documentación complementaria, lo podrá presentar por vía electrónica.
d) Cuando el sistema de presentación electrónica no permita determinar de forma automática la comunicación, escrito o solicitud del que sea complementaria la documentación aportada o el procedimiento o expediente con el que se relaciona, el interesado deberá aportar la información que permita identificar el expediente en el que haya de surtir efectos.
e) Podrá limitarse la extensión máxima de los documentos complementarios posibilitando su presentación fraccionada e informando de ello en la sede electrónica.
Artículo 8.- Rechazos y subsanaciones.
1. El registro electrónico podrán rechazar los documentos electrónicos que se presenten cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias:
a) La presentación por esta vía de solicitudes, escritos o comunicaciones dirigidos a órganos o entidades fuera del alcance del Registro se tendrá por no realizada. No obstante, mediante el correspondiente convenio de colaboración, el Registro Electrónico de la Administración Tributaria Canaria podrá admitir solicitudes, escritos y comunicaciones del ámbito competencial del órgano de la Administración con el que se haya suscrito el convenio; o recibir solicitudes, escritos y comunicaciones presentados en éste, de la competencia de la Administración Tributaria Canaria.
b) Que contengan código malicioso o dispositivo susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema.
c) En el caso de utilización de documentos normalizados, cuando no se cumplimenten los campos requeridos, o cuando contenga incongruencias u omisiones que impidan su tratamiento, se tendrá por no realizada.
2. En los casos previstos en el punto anterior, se informará de ello al remitente del documento, con indicación de los motivos del rechazo y, en su caso, la advertencia de que la presentación carece de validez o eficacia. Cuando fuera posible se informará de los medios de subsanación de tales deficiencias.
3. Solo cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo indispensable podrá interrumpirse, por el tiempo imprescindible la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones. La interrupción deberá anunciarse con la antelación que, en cada caso, resulte posible.
4. En los procedimientos de uso exclusivo de medios electrónicos, si se produjera la interrupción del servicio, se podrá declarar inhábil el último día de aquellos plazos de inminente vencimiento para la presentación de solicitudes por los interesados, cumplimentación de trámites o subsanación de requerimientos, exclusivamente a los efectos del cómputo de plazos, reanudándose dicho cómputo el siguiente día hábil, mediante una resolución del titular de la sede electrónica, que será objeto de publicación en dicha sede, de acuerdo con lo establecido en el artículo 26.5 de la Ley 11/2007, o norma que la sustituya. Dicha circunstancia se comunicará a todas las personas registradas en las aplicaciones gestoras de los procedimientos afectados.
Artículo 9.- Anotaciones de los asientos en el Registro Electrónico.
1. La recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones dará lugar a los asientos correspondientes en el Registro Electrónico, utilizándose medios telemáticos seguros para realización de los asientos y la recuperación de los datos de inscripción.
2. El sistema de información que soporte el Registro Electrónico garantizará la constancia de cada asiento de entrada o salida que se practique y de su contenido, estableciéndose un registro para cada asiento en el que se identifique la documentación presentada o remitida, que se asociará al número de asiento correspondiente.
3. Cada asiento en el Registro Electrónico identificará, al menos, los siguientes datos:
a) Un código de registro individualizado.
b) La identidad del presentador o destinatario y, en su caso, del representado, mediante nombre y apellidos, documento nacional de identidad, N.I.F., N.I.E., pasaporte o equivalente. En caso de personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica, denominación y N.I.F.
c) La fecha y hora de presentación o remisión.
d) En su caso, identidad del órgano al que se dirige el documento electrónico.
e) Procedimiento o trámite con el que se relaciona.
f) Extracto del contenido del documento electrónico con indicación de la existencia, en su caso, de anexos o documentación complementaria.
Artículo 10.- Acuse de recibo de la presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones y otros documentos.
1. Los registros electrónicos emitirán automáticamente por el mismo medio un recibo firmado electrónicamente consistente en una copia del escrito, solicitud o comunicación de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro o código de registro individualizado. Dicho recibo o justificante incorporará indicación de la existencia, en su caso, de documentación adjunta, anexos o documentación complementaria que acompañen a la solicitud, escrito o comunicación.
El recibo de presentación no supone la admisión definitiva de la documentación si concurriera alguna de las causas de rechazo previstas en el artículo 27.2 del Decreto 19/2011, de 10 de febrero, o norma que la sustituya, así como en el artículo 8 de la presente Orden.
2. En caso de que los registros electrónicos no emitan los recibos acreditativos implicará que la presentación de la solicitud, escrito o comunicación no se ha llevado a cabo, debiendo realizarse dicha presentación en otro momento o utilizando los medios señalados en la legislación aplicable en vigor, salvo en los supuestos en que se establezca la obligación de comunicación solo por medios electrónicos, de conformidad a lo establecido en el artículo 32 del Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
3. En los servicios, procedimientos y trámites que lo permitan, se habilitarán los sistemas precisos para los casos en que por problemas técnicos en el funcionamiento del servicio del registro electrónico o por sobrecarga del sistema no sea posible efectuar la anotación registral, no se interrumpa la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones por las diversas aplicaciones informáticas gestoras de los servicios, procedimientos y trámites.
En estos supuestos las aplicaciones informáticas gestoras de los servicios, procedimientos y trámites deberán generar un recibo consistente en una copia autenticada de la solicitud, escrito o comunicación con indicación de la fecha y hora de presentación. Una vez efectuado el asiento registral con los datos contenidos en el apartado primero de este artículo, el órgano gestor del servicio, procedimiento o trámite lo notificará al interesado.
Igualmente generarán un recibo acreditativo de la entrega de documentos que acompañen a la solicitud, escrito o comunicación, que garantice la integridad y el no repudio de estos documentos.
4. Los recibos se configurarán de forma que puedan ser impresos o archivados informáticamente por la persona interesada y que garanticen la identidad del registro mediante la inclusión en los recibos emitidos de la huella electrónica y de un código seguro de verificación.
5. Los usuarios asumen con carácter exclusivo la responsabilidad de la custodia de los elementos necesarios para su autenticación en el acceso a estos servicios, el establecimiento de la conexión precisa y la utilización de la firma electrónica, así como de las consecuencias que pudieran derivarse del uso indebido, incorrecto o negligente de los mismos. Igualmente será responsabilidad del usuario la adecuada custodia y manejo de los ficheros que le sean devueltos por el Registro Electrónico como acuse de recibo.
Disposición adicional primera. Habilitación.
Se autoriza a la persona titular de la Dirección General de Tributos a dictar cuantas disposiciones sean necesarias para la aplicación de la presente Orden.
Disposición adicional segunda. Características y garantías.
Son de aplicación al Registro Electrónico de la Administración Tributaria Canaria las características y garantías reflejadas en el artículo 30 del Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
Disposición final única. Publicación y entrada en vigor.
La presente Orden será publicada en el Boletín Oficial de Canarias, así como en la sede electrónica de la Administración Tributaria Canaria y entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Canarias.
Las Palmas de Gran Canaria, a 9 de diciembre de 2013.
EL CONSEJERO DE ECONOMÍA,
HACIENDA Y SEGURIDAD,
Javier González Ortiz.
