P R E Á M B U L O
La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en su artículo 45 apartado 1, establece que las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias.
A su vez, la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, en su disposición final 1.ª, facultó al Consejo de Gobierno para dictar el Reglamento General de Archivos Andaluces, así como las demás disposiciones reglamentarias necesarias para el desarrollo de la Ley. Ello propició la publicación del Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, por el que se establecen, entre otras cuestiones, los aspectos referidos al tratamiento del Patrimonio Documental Andaluz, aplicando el principio del ciclo vital de los documentos o teoría de las edades documentales, para determinar y establecer los procedimientos en la gestión archivística y en la estructuración de las redes de archivos.
La aplicación del referido principio obliga a una sucesión de intervenciones archivísticas que se identifican como un proceso único y continuado de gestión documental, de manera que se garantice la organización, la conservación y el servicio de los documentos desde las propias áreas de gestión administrativa hasta su ingreso en un archivo.
Por otra parte, el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio de modernización de los archivos judiciales, de aplicación a las Comunidades Autónomas con competencias sobre medios personales y materiales al servicio de la Administración de Justicia, pretende modernizar y regular la organización y el funcionamiento de los archivos judiciales, en orden a conseguir unas oficinas judiciales ágiles y eficaces, para mejorar la atención al ciudadano. En su artículo 3 el Real Decreto establece que los Archivos Judiciales serán gestionados mediante programas y aplicaciones informáticas.
En cumplimiento de lo expuesto, el sistema de gestión establecido en la presente orden constituye el instrumento preciso que permite el tratamiento archivístico integral de los documentos a través de las herramientas que nos aportan las nuevas tecnologías, lo que permitirá caminar hacia la convergencia al entorno integrado de tramitación de documentos en el marco de la Administración Electrónica (proyecto w@ndA y sistema Adriano).
De conformidad con lo establecido en el artículo 1.2 g) del Decreto 200/2004, de 11 de mayo, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Justicia y Administración Pública y con lo establecido en el artículo 1.2.b) del Decreto 486/2004, de 14 de septiembre, por el que se aprueba la estructura orgánica de la Consejería de Cultura, en su virtud y en uso de las atribuciones que nos han sido conferidas y de conformidad con el artículo 44.4 de la Ley 6/1983, de 21 de julio, del Gobierno y la Administración de la Comunidad Autónoma de Andalucía,
D I S P O N E M O S
Artículo 1. Objeto.
Es objeto de la presente Orden aprobar, regular y establecer la implantación y uso de @rchivA como el sistema de información para la gestión integral de los documentos y de los Archivos de titularidad y/o gestión de la Junta de Andalucía.
Artículo 2. Ámbito de aplicación.
1. La presente Orden será de aplicación a todos los órganos, unidades y archivos de titularidad y/o gestión de la Administración de la Junta de Andalucía, de sus organismos autónomos y empresas públicas.
2. Los documentos procedentes de la Administración General del Estado ingresados en los Archivos de titularidad estatal y gestión autonómica, se regirán por la normativa aplicable y lo convenido entre la citada Administración y la Administración de la Junta de Andalucía.
3. Asimismo esta Orden será de aplicación a los archivos judiciales ubicados en la Comunidad Autónoma Andaluza, conforme al Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales y al Convenio de colaboración firmado entre el Ministerio de Justicia y la Comunidad Autónoma de Andalucía, para la puesta en marcha de un programa de reforma de la Administración de Justicia en dicha Comunidad Autónoma.
Artículo 3. Objetivos generales del Sistema.
Serán objetivos generales del Sistema:
a) Disponer de una herramienta que permita la gestión integral de los documentos producidos y/o recibidos por la Administración de la Junta de Andalucía y la Administración de Justicia en la Comunidad Autónoma, y su tratamiento archivístico.
b) Normalizar y automatizar las tareas de gestión y control que se llevan a cabo en los archivos.
c) Integración con las diversas plataformas del proyecto w@ndA y del sistema Adriano.
d) Construir una plataforma integrada y flexible que permita soportar todo tipo de esquemas orgánicos y funcionales.
Artículo 4. Procesos del Sistema.
Los procesos que realizará el Sistema son los siguientes:
a) La gestión de los instrumentos de control, descripción e información.
1.º Generación y mantenimiento de cuadros de clasificación.
2.º Descripción archivística.
3.º Generación de instrumentos de control y de información.
4.º Elaboración de estudios de identificación y valoración de series documentales, y en su caso, de propuestas de selección documental.
5.º Búsquedas de información.
b) La gestión y el control de los espacios destinados a la ubicación de las unidades de instalación y de los depósitos de los Archivos.
c) La gestión y el control de los ingresos de los documentos.
d) La gestión y el control de las salidas de los documentos.
e) La gestión y el control del acceso a los documentos custodiados en los Archivos contemplados en la presente orden.
f) La gestión y control de los servicios que presta el Archivo.
g) La gestión de los usuarios del Sistema.
Artículo 5. Usuarios del Sistema.
Los usuarios del Sistema serán los encargados, en cada caso, de la administración, del control, del tratamiento y del uso del mismo. Los usuarios del Sistema se clasifican en:
a) Usuario superadministrador del Sistema Andaluz de Archivos.
Será el encargado de recibir las solicitudes de actuaciones funcionales horizontales que afecten al sistema, analizarlas y validarlas de acuerdo con lo dispuesto por los órganos centrales del Sistema Andaluz de Archivos. Tendrá el perfil de archivero y gestor documental y estará adscrito a la Consejería competente en materia de Archivos y Patrimonio Documental.
b) Usuario superadministrador de los archivos judiciales.
Será el encargado de recibir, estudiar, analizar y validar las solicitudes de actuaciones funcionales que afecten a dichos archivos conforme a la legislación vigente. Tendrá el perfil de archivero y gestor documental y estará adscrito a la Consejería competente en materia de Administración de Justicia.
c) Usuarios administradores. Serán los encargados de definir y mantener las estructuras básicas para el funcionamiento de los Archivos.
d) Usuarios de los archivos de oficina, centrales, e históricos, archivos de gestión y territoriales de la Administración de Justicia. Podrán realizar los procesos archivísticos definidos para dichos archivos, y los documentos a los que tendrán acceso serán los determinados por los administradores del sistema correspondiente.
e) Usuarios de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos y de la Junta de Expurgo de Documentación Judicial de Andalucía.
f) Usuarios externos a la Administración y gestión de la Junta de Andalucía y a la Administración de Justicia. Tendrán acceso a la documentación específica que determine la normativa vigente en materia de documentos, archivos, patrimonio documental y archivos judiciales.
Artículo 6. Garantía de utilización del Sistema.
El Sistema estará provisto de las medidas técnicas y organizativas que aseguren la autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y conservación de los documentos.
En todo caso, deberán garantizar:
a) Las restricciones de su utilización y acceso de los datos e informaciones en ellos contenidos a las personas autorizadas.
b) La prevención de alteraciones o pérdidas de los datos e informaciones.
c) La protección de los procesos informáticos frente a manipulaciones no autorizadas.
d) El cumplimiento de las especificaciones de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de protección de datos de carácter personal.
e) La adecuación del sistema a las prescripciones del Decreto 183/2003 de 24 de junio por la que se regula la información y atención al ciudadano y la tramitación de procedimientos administrativos por medios electrónicos (Internet).
f) El cumplimiento de la legislación vigente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental y archivos judiciales.
Artículo 7. Los documentos electrónicos y sus copias.
1.º De conformidad con lo dispuesto en el apartado 5 del artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y demás normativa vigente, los documentos electrónicos generados por el sistema gozarán de plena validez y eficacia siempre que cumplan lo dispuesto en el artículo 14.1 del Decreto 183/2003, de 24 de junio, por el que se regula la información y atención al ciudadano y la tramitación de procedimientos administrativos por medios electrónicos (Internet).
2.º Las copias de los documentos electrónicos, expedidas y firmadas por los responsables de los archivos en que los documentos estén custodiados, serán válidas y eficaces siempre que se cumplan los requisitos establecidos en el apartado anterior.
3.º Respecto a los procedimientos, conservación y responsabilidades de los documentos digitales, se aplicará lo establecido por la normativa vigente para los documentos en cualquier otro soporte.
Disposición final primera. Desarrollo.
Por los Centros Directivos de las Consejerías de Justicia y Administración Pública y de Cultura competentes, respectivamente, en materia de organización y administración electrónica y de Archivos y Patrimonio Documental, se adoptarán las medidas necesarias encaminadas a la ejecución de lo dispuesto en la presente Orden.
Disposición final segunda. Entrada en vigor.
La presente Orden entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.
Sevilla, 20 de febrero de 2007
M.ª JOSÉ LÓPEZ GONZÁLEZ ROSARIO TORRES RUIZ
