ORDEN de 16 de agosto de 2004, de la Consejera de Hacienda y Administración Pública, sobre tramitación telemática de determinados procedimientos y actuaciones previstas en la legislación de contratos de las Administraciones Públicas.

El Plan Euskadi en la Sociedad de la Información, en su línea de actuación "administración on line" ya iniciaba el camino que ahora se culmina, cuando, con el objetivo de "agilizar los procesos de aprovisionamiento del Gobierno y facilitar la accesibilidad a los expedientes de contratación" iniciaba practicas propias de la contratación electrónica mediante el incipiente impulso de tres ámbitos de contratación: "el Portal de Compras Públicas, la Tramitación Telemática de Expedientes de Contratación, y la Clasificación de Empresas y el Registro de Contratistas".

En una nueva fase mucho más ambiciosa, con fecha 7 de abril de 2004, la Comisión Delegada para Asuntos Económicos del Gobierno Vasco aprueba los contenidos del proyecto en Contratación del Gobierno Vasco, un proyecto que contempla la informatización de todos los ámbitos de la contratación administrativa. Este proyecto lo podemos definir como global, modular, progresivo, de claro servicio al ciudadano y abierto al mismo, decididamente digital, novedoso y ambicioso, reconocido y valorado.

Igualmente, la Comisión Delegada para Asuntos Económicos, aprueba con esa misma fecha las líneas maestras del Plan Director de Implantación del citado proyecto en Contratacion.

Además, la incorporación de los medios telemáticos con los que conviven cotidianamente los ciudadanos, y con cuyo uso han obtenido mayor autonomía en la ejecución de las decisiones que les afectan, se ha convertido en una obligación de la Administración en sus procedimientos, tal como sanciona el artículo 45 de la Ley 1400 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Esta percepción es compartida por las instituciones europeas, que han instado a los poderes públicos a la rápida adecuación de los procedimientos administrativos, y específicamente los procesos de compras públicas, a las nuevas tecnologías, por la eficiencia en la gestión de recursos y la trascendencia que estas actuaciones tienen para adecuar el mercado de la oferta a la utilización masiva de medios telemáticos como premisa para el desarrollo económico y social de Europa. En este sentido, la iniciativa "Europa 2005" de la Comisión Europea, es suficientemente expresiva de la trascendencia que se atribuye a la implantación de la contratación electrónica, considerándola como un proyecto de obligada implantación por los estados miembros y anunciando que el Parlamento Europeo legislará a este efecto durante el año 2005. Sin esperar a dicha regulación parlamentaria, la Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 31 de marzo de 2004, sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de obras, de suministro y de servicios, no sólo posibilita la adopción de técnicas electrónicas de compra y la presentación electrónica de ofertas, sino que es decididamente partidaria de su utilización al considerar que la contratación electrónica (el Procurement) "amplía la competencia", "mejora la eficacia", "ahorra tiempo y dinero", "garantizando así una utilización óptima de los fondos públicos mediante una amplia competencia". Además, prevé la existencia en un futuro cercano de dos nuevos tipos de procedimientos de contratación administrativa exclusivamente electrónicos: Los sistemas dinámicos de adquisición y las subastas electrónicas.

La seguridad y el respeto al procedimiento; las garantías de aplicación de los principios inspiradores de la acción administrativa y, en particular, de los principios que fundamentan la contratación administrativa, obliga a que cualquier actuación de la Administración en este campo sea especialmente respetuosa con dichos principios y las reglas que los desarrollan. En este sentido, la presente Orden tiene en cuenta en todo momento lo regulado en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, en la Directiva 2004/18/CE sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de obras, de suministro y de servicios y en la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (texto refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio).

El objeto de esta orden es triple: ampliar el ámbito de funcionamiento del Registro Telemático regulado por Resolución de la Dirección de Informática y Telecomunicaciones de 13 de mayo de 2003 a las actuaciones propias de la contratación administrativa, posibilitar el inicio de procedimientos donde se admita la licitación electrónica y fomentar la utilización de la notificación electrónica en determinados procedimientos de contratación administrativa. Estos tres objetivos se ponen inmediatamente en marcha con esta orden en el ámbito de actuación del Departamento de Hacienda y Administración Pública y se regula un sencillo procedimiento para una deseable extensión de los mismos a otros Departamentos del Gobierno.

Como instrumento fundamental se opta por la adopción de la firma electrónica reconocida basada en certificado electrónico, impulsándose de esta manera su utilización en la Administración. En el capitulo de disposiciones generales se regulan, además, diversos aspectos relativos a la realización por terceros (fundamentalmente los licitadores) de tramites telemáticos, su recepción por la Administración y las consultas que sobre los mismos se hagan. Es de destacar igualmente, por lo que significa de apuesta decidida por la utilización de medios telemáticos, la prioridad que se le concede a éstos sobre los realizados en papel, sin que ello signifique en ningún caso menoscabo de la legalidad y admisibilidad de estos últimos.

En el capítulo del Registro telemático de contratación electrónica, el mismo se configura con carácter de registro auxiliar del Registro General de la entidad actuante, garantizando el cumplimiento de todos los requisitos previstos al efecto en el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento 1400 Administrativo Común. Por lo tanto, se admite la presentación de escritos las 24 horas de todos los días del año, ampliándose así las actuales posibilidades respecto a los registros no telemáticos

Por lo que respecta a la licitación electrónica, es importante reseñar la plena adecuación de la forma y requisitos de actuación previstos en esta orden al anexo en el que en la nueva directiva de contratación se definen las condiciones de recepción de ofertas electrónicas. Por otro lado, el llamado estado del arte y la actualmente escasa generalización de la firma electrónica, especialmente en lo relacionado con la comprobación fehaciente de documentos con firma de terceros, limita en el momento presente las posibilidades de recurrir a dicho procedimiento. Por ello, prevé una forma sencilla de ampliar los supuestos en los que se utilizará la licitación electrónica en cada momento. Además se regulan aspectos difíciles, pero sin duda necesarios, relativos a los formatos de los documentos informáticos ya que la posible existencia ilimitada de los mismos no hace posible una aceptación universal de los mismos, la posibilidad de existencia de virus informáticos y la estrategia para la minimización de sus efectos. Por último, se pretende con la presente regulación dar cumplimiento al requerimiento legal previsto por el artículo 45, 4.º de la Ley 30/1992 LRJPAC; sobre la expresa aprobación de los programas y aplicaciones electrónicos, informáticos y telemáticos que vayan a ser utilizados por la Administración para el ejercicio de sus potestades, como es en este caso el programa informático que posibilita la licitación electrónica, difundiendo, además públicamente sus características.

En último lugar se desarrolla la notificación electrónica para diferentes procedimientos de contratación administrativa, entendiéndola como servicio de uso común que se contempla en el Decreto 108/2004, de 8 de junio, del modelo de presencia de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi en Internet.

Por todo lo expuesto,

Vista la competencia en materia de contratación atribuida al Departamento de Hacienda y Administración Pública en el artículo 7.1.g) del Decreto 7/2001, de 16 de julio, de creación, supresión y modificación de los Departamentos de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco y de determinación de funciones y áreas de actuación de los mismos.

Visto el informe de la Junta Asesora de la Contratación Administrativa de la Comunidad Autónoma de Euskadi,

Artículo 1.– Objeto.

1.– Es objeto de la presente Orden:

a) Crear y regular el Registro Telemático de Contratación Electrónica.

b) Regular el procedimiento de licitación electrónica y aprobar la aplicación informática para su gestión, con código de aplicación P90 y cuyas características figuran en el anexo I de esta Orden.

c) Autorizar y regular la utilización del Servicio de Notificación y Dirección Electrónica (código P91) en cuatro procedimientos administrativos de contratación que se gestionan mediante el auxilio del soporte informático: La gestión de los expedientes de contratación administrativa (código L29), la Licitación Electrónica (código P90), la inscripción, modificación y baja en el Registro Oficial de Contratistas del País Vasco (código K60) y la inscripción, modificación y baja en el Registro de Clasificación de Empresas (código K68).

2.– Lo establecido en la presente Orden no altera el régimen jurídico aplicable a las actuaciones administrativas, a salvo de las especificidades propias de la tramitación telemática.

Artículo 2.– Ámbito de aplicación.

1.– Los procedimientos y aplicaciones indicados se utilizarán por el Departamento de Hacienda y Administración Pública y los organismos autónomos, IVAP-Instituto Vasco de Administración Pública y EUSTAT-Instituto Vasco de Estadística, a él adscritos.

2.– Podrán, asimismo, ser utilizados por el resto de los Departamentos de la Administración General de la Comunidad Autónoma, sus organismos autónomos y entes públicos de derecho privado que voluntariamente accedan a su utilización, por orden 1400 conjunta del Departamento interesado y del de Hacienda y Administración Pública.

Artículo 3.– Aspectos generales del procedimiento.

1.– La utilización de medios telemáticos en los trámites contemplados en la presente Orden garantizarán la identificación y el ejercicio de la competencia por el órgano que la ejerciese, así como la autenticidad, integridad y conservación de los documentos emitidos, de conformidad con lo establecido en la presente Orden y en su normativa de desarrollo.

2.– En la tramitación telemática se utilizará la firma electrónica reconocida.

3.– Sin perjuicio de lo establecido en el apartado anterior, en el supuesto del recibo de presentación previsto en el artículo 10, la identificación del órgano actuante podrá efectuarse mediante la firma avanzada generada con un certificado electrónico instalado en la aplicación con las características que se definan en desarrollo de esta Orden. La firma así generada garantizará la autenticidad e integridad de los documentos administrativos a los que se incorpore.

4.– Deberá garantizarse en relación con el uso de la aplicación informática:

a) La restricción de su utilización y del acceso a los datos e informaciones en ellos contenidos a las personas autorizadas.

b) La prevención de alteraciones o pérdidas de los datos e informaciones, y de la interceptación de las comunicaciones.

c) La protección de los procesos informáticos frente a manipulaciones no autorizadas.

Artículo 4.– Acceso a la tramitación telemática

1.– Los interesados en realizar la tramitación telemática deberán disponer del Certificado electrónico reconocido, conforme a lo que se establezca al efecto en aplicación de esta Orden. Los certificados admitidos, así como sus características, se harán públicos en el Portal señalado en el apartado siguiente

2.– Para la realización de los trámites los interesados deberán acceder al portal común de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, euskadi.net, o bien accediendo directamente al contenido específico albergado en aquél a través de la dirección www.contratación.info.

Artículo 5.– Consultas.

Las aplicaciones informáticas que se aprueben en esta Orden permitirán a los interesados la consulta telemática de los trámites por ellos realizados. Esta consulta se realizará en la página web señalada en el apartado 2 del artículo 4 y para acceder a la misma será requisito indispensable disponer de firma electrónica reconocida basada en su correspondiente certificado electrónico.

Artículo 6.– Archivo y custodia de Documentos.

1.– Los documentos que hayan sido producidos mediante técnicas electrónicas, informáticas o telemáticas se conservarán en soportes de esta naturaleza, en el mismo formato a partir del que se originó el documento, o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlos.

2.– Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, calidad, protección y conservación de los documentos; y en particular, asegurarán la identificación de las personas usuarias y el control de accesos.

3.– Los documentos almacenados en los citados soportes formarán parte del expediente administrativo correspondiente junto con el resto de actuaciones que formen parte del mismo, independientemente del tipo de soporte, físico o telemático, que se haya utilizado en su elaboración.

Artículo 7.– Prioridad del soporte telemático.

En el supuesto de que en la tramitación de los expedientes administrativos se reciban documentos, escritos o comunicaciones firmadas en formato electrónico, informático o telemático y, a la vez, en soporte papel, sólo se tendrá en cuenta la versión, electrónica, informática o telemática de los mismos.

Artículo 8.– Protección de Datos.

La utilización de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración, en el ámbito de esta Orden, tendrá las limitaciones establecidas por el ordenamiento jurídico, y en especial garantizará la aplicación de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

1400

Artículo 9.– El Registro Telemático de Contratación Electrónica.

1.– Se crea el Registro Telemático de Contratación Electrónica para la recepción y emisión de solicitudes, escritos y comunicaciones que se expidan y reciban, mediante firma electrónica reconocida, en los procedimientos previstos en la presente Orden.

2.– En caso de interrupción del servicio por causas técnicas, ésta deberá anunciarse a los potenciales usuarios del Registro con la antelación máxima posible. Si la interrupción no es programada, siempre que sea posible, el usuario visualizará en su acceso un mensaje en el que se comunique dicha circunstancia.

Artículo 10.– Recepción.

1.– Una vez realizados los trámites por el interesado, el sistema devolverá en pantalla los datos del documento presentado, indicando la persona que lo presenta, el número de orden dentro del Registro Telemático y su fecha y hora.

2.– El mensaje de confirmación, que se configurará de forma que pueda ser impreso y archivado informáticamente por el interesado y garantice la identidad del registro, tendrá el valor de recibo de presentación.

3.– En caso de que el interesado no reciba el mensaje de confirmación, o reciba un mensaje indicando error o deficiencia de la transmisión, esto implica que no se ha producido la recepción, debiendo realizarse la presentación o tramitación en otro momento o por otros medios distintos.

Artículo 11.– Plazos.

1.– A efectos de cómputo de plazos, la presentación de un escrito o comunicación tendrá efectos conforme a la normativa vigente.

2.– Se entenderá cumplido el plazo si se inicia la transmisión dentro del mismo y finaliza con éxito.

Artículo 12.– Ámbito de utilización.

1.– El procedimiento de licitación electrónica podrá ser utilizado en aquellos expedientes de contratación en los que el órgano de contratación así lo haya autorizado y el pliego de cláusulas administrativas particulares lo prevea.

2.– En función de las características técnicas y funcionales de la aplicación soporte de la licitación electrónica en cada momento operativa; de la situación organizativa de las diferentes mesas de contratación, y de la extensión de la utilización en la sociedad de las técnicas de firma electrónica, especialmente de las posibilidades de aportar al procedimiento de contratación documentos con firma de terceras personas, la posibilidad de utilización de la licitación electrónica podrá variar. De las características que en cada momento han de cumplir los expedientes de contratación para ser susceptibles de ser licitados electrónicamente se dará publicidad en la página web habilitada para la licitación electrónica.

3.– El pliego de cláusulas administrativas particulares del expediente de contratación deberá contener, además, una referencia a la página web a través de la cual pueden obtenerse los documentos y realizarse los tramites necesarios para efectuar la licitación electrónica, y ha de contemplar, igualmente, el sometimiento a lo establecido en la presente Orden y a sus disposiciones de desarrollo.

Artículo 13.– De los interesados.

1.– Además del certificado previsto en el apartado 1 del artículo 4, los interesados que deseen licitar electrónicamente deberán estar dados de alta y con certificación vigente en el Registro Oficial de Contratistas de la Comunidad Autónoma, y dicho Registro deberá tener constancia de la Clasificación en vigor de la que dispone el licitador.

2.– Los interesados que liciten electrónicamente estarán exentos de presentar la certificación acreditativa de estar inscritos en el Registro Oficial de Contratistas de la Comunidad Autónoma. La existencia, vigencia y contenido de dicha certificación será comprobada de oficio mediante la aplicación informática.

3.– La aceptación del procedimiento de licitación 1400 electrónica deberá ser expresa y supone, en cualquier caso el consentimiento del licitador para la obtención de los datos del Registro Oficial de Contratistas de la Comunidad Autónoma a los únicos efectos de la comprobación de sus datos para las citadas licitaciones electrónicas.

4.– El licitador que licite electrónicamente podrá, en cualquier momento, ser requerido por el órgano competente para que aporte en soporte papel los justificantes de cualquiera de los documentos o el cumplimiento de los requisitos exigidos en el pliego de cláusulas administrativas particulares del expediente.

Artículo 14.– Sobre las ofertas electrónicas.

1.– El procedimiento de licitación electrónica garantizará que las ofertas enviadas por los licitadores sean emitidas y registradas de forma que sea imposible conocer su contenido salvo en el momento y por los funcionarios y autoridades legalmente autorizados para ello.

2.– A tal efecto, el sistema garantizará que las ofertas son remitidas a la unidad que tramita el expediente cifradas y fragmentadas. El cifrado de las ofertas se realizará contra las claves públicas de los miembros de la mesa de contratación. Las citadas claves se publicarán en el anuncio de licitación o invitación a licitar en el expediente concreto de que se trate. Para su recomposición y descifrado será necesaria la participación en el acto de apertura, del quórum legalmente necesario de miembros de la mesa con sus correspondientes certificados de firma electrónica reconocida.

3.– En los procedimientos de contratación cuya apertura de proposiciones deba ser pública, el descifrado y recomposición de las ofertas se realizará ante los asistentes al mismo.

4.– La Administración facilitará, en función de los recursos técnicos disponibles, el acceso virtual a dichos actos de apertura pública por los interesados en el procedimiento.

Artículo 15.– Formatos de los documentos.

1.– Sólo se garantiza la lectura y tramitación de los documentos informáticos que se envíen en los formatos que se señalan en este artículo.

2.– Los formatos admisibles son los siguientes: .doc, .xls, .ppt, .pdf, .rtf, .sxw, .abw, .jpg, .bmp, .tiff, .zip y .7z.

3.– Con el objetivo de minimizar en lo posible la incidencia que la presencia de virus contemplada en el artículo siguiente pueda tener en la operatividad de las ofertas enviadas, se recomienda el envío de las mismas en los formatos .pdf, .rtf, .sxw, .jpg y .tiff.

Artículo 16.– Presencia de virus informáticos.

1.– Las ofertas se enviarán libres de virus que dificulten o imposibiliten su lectura, y es responsabilidad de los licitadores velar por que esto sea así.

2.– En cualquier caso, la mera presencia de virus en la oferta no determinará por sí misma, la exclusión de la misma, siempre que se pueda tener acceso a su contenido.

3.– Al objeto de minimizar la posible incidencia de los virus se adoptarán las siguientes medidas:

a) La contemplada en el apartado 3 del artículo anterior.

b) La aplicación de licitación electrónica contendrá un apartado de licitación de prueba, en el que el licitador podrá testar la fiabilidad del sistema y la posible presencia de virus en los documentos que vaya a enviar

c) Para posibilitar a la mesa de contratación la adopción de la decisión que más convenga en cada caso, y al objeto de no perjudicar al resto de los licitadores, se procederá siempre en primer lugar a la apertura de las ofertas enviadas telemáticamente. Además, hasta que se haya procedido a la apertura de todas las ofertas telemáticas dichas ofertas no se harán públicas. Con posterioridad se procederá a la apertura de las enviadas en papel

Artículo 17.– Imposibilidad temporal de licitación electrónica.

Aun habiéndose anunciado la posibilidad de participar telemáticamente en una licitación, la mesa de contratación, y en su defecto el órgano de contratación, podrá dejar temporalmente sin efectos la posibilidad de presentar ofertas telemáticas cuando no fuere posible la licitación por esta vía por problemas de tipo técnico.

En este caso, en la medida de lo técnicamente posible, se advertirá expresamente de la situación a través de un mensaje en la página web de licitación electrónica.

CAPÍTULO IV

Artículo 18.– Ámbito.

1.– La notificación electrónica será utilizada en los procedimientos a que se refiere la presente Orden. y garantizará, en todo caso, el cumplimiento de los requisitos establecidos para la práctica de la notificación de los actos administrativos.

A efectos de lo dispuesto en el artículo 59.3 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, sobre rechazo de las notificaciones por el interesado o su representante, quedará grabada en la base de datos la fecha y hora en que la notificación se encuentra accesible para el interesado en la dirección electrónica correspondiente, así como, en su caso, la fecha y hora en que se produzca el acceso a su contenido por parte del interesado.

2.– Para su utilización, será necesario que el interesado haya señalado o consentido expresamente dicho medio de notificación como preferente mediante la identificación o aceptación de una dirección electrónica que se le facilitará a tal efecto.

Dicho consentimiento podrá producirse tanto de una manera general para todos los expedientes de alguno o varios de los procedimientos previstos en el artículo 1, como para un expediente concreto.

Asimismo, el interesado podrá, en cualquier momento, revocar su consentimiento para que las notificaciones dejen de efectuarse por vía electrónica, en cuyo caso deberá comunicarlo así al órgano competente.

Artículo 19.– Práctica de la Notificación.

1.– Las notificaciones se practicarán en la dirección electrónica a que se refiere el apartado 2 del artículo anterior.

2.– La notificación se entenderá practicada o rechazada en el momento en que el interesado firme electrónicamente su aceptación o rechazo; sin perjuicio de que se entienda igualmente rechazado cuando, existiendo constancia de la recepción de la notificación en la dirección electrónica, transcurrieran diez días naturales sin que se acceda a su contenido, salvo que de oficio o a instancia del destinatario se compruebe la imposibilidad técnica o material del acceso.

A fin de que pueda comprobar los datos de la notificación antes de proceder a su aceptación o rechazo, una vez haya accedido a la dirección electrónica se le mostrará al interesado la información más relevante del contenido de la notificación a realizar.

3.– El interesado, y aquellos que hubiesen sido expresamente autorizados por éste, podrán acceder a la notificación únicamente previa identificación mediante el empleo de certificado de firma electrónica reconocida.

4.– El sistema electrónico de notificación acreditará las fechas y horas en que se produzca la recepción de la notificación en la dirección electrónica asignada al interesado, el acceso o rechazo de la misma, así como cualquier interrupción del servicio que imposibilite el acceso.

Artículo 20.– Aviso de Notificación.

En el caso de que el interesado lo solicite, las aplicaciones enviarán a la dirección de correo electrónico particular que el mismo haya señalado una comunicación electrónica poniendo en su conocimiento que dispone de una notificación en su dirección electrónica.

DISPOSICIÓN FINAL

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco

DISPOSICIÓN TRANSITORIA

De conformidad con la Disposición Adicional Primera del Decreto 108/2004, mientras los actuales portales de Internet no se ajusten a lo contenido en el citado Decreto, el acceso previsto en el artículo 4 de esta Orden se realizará a través de la dirección www.ej-gv.es

En Vitoria-Gasteiz, a 16 agosto de 2004.

La Consejera de Hacienda y Administración Pública,

IDOIA ZENARRUTZABEITIA BELDARRAIN.

Esta aplicación es de carácter sectorial, aunque su uso puede ser común en los diferentes Departamentos.

Sus características técnicas son las siguientes:

La aplicación de Licitación Electrónica que utiliza el Gobierno Vasco se basa en tecnología J2EE y arquitectura técnica de 3 capas, con un servidor Web seguro con protocolo SSL, un servidor de aplicaciones BEA Weblogic 8.1 y un servidor de base de datos Oracle 8i, todos ellos bajo sistema operativo Unix Sun Solaris 2.8. La seguridad de acceso está controlada por XLNetS, versión 1, basada en protocolo LDAP y firma electrónica reconocida con certificado digital X.509v3 (base 64) utilizado por la infraestructura de clave pública —PKI— de IZENPE, S.A.

Todos los ordenadores personales que quieran conectarse al sistema deben tener un programa cliente de navegación Web con el software de reconocimiento de firma de IZENPE, S.A. configurado —IZoft—. Para asegurar la inviolabilidad de las ofertas, se descarga y ejecuta un "applet" firmado, basado en la librería SecretS_DLL.dll, que efectúa el fragmentado, cifrado y envío de las mismas, así como su posterior descifrado y recomposición.