La facturación electrónica constituye una de las cuestiones en las que se introducen importantes novedades con motivo de la publicación del Decreto Foral 205/2004, de 17 de mayo, por el que se regulan las obligaciones de facturación.
La Disposición Adicional Séptima de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, establece que lo regulado en dicha Ley se entiende sin perjuicio de las exigencias derivadas de las normas tributarias en materia de emisión de facturas por vía electrónica.
El artículo 22.3.e) de la Directiva 77/388/CEE define el concepto de transmisión y conservación de una factura por medios electrónicos como la transmisión o puesta a disposición del destinatario y la conservación efectuadas por medio de equipos electrónicos de tratamiento (incluida la compresión numérica) y almacenamiento de datos, y utilizando el teléfono, la radio, los medios ópticos u otros medios electromagnéticos.
Los artículos 109 y 110 de la Ley Foral 19/1992, de 30 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, establecen que las facturas expedidas podrán ser transmitidas y conservadas por medios electrónicos, siempre que los citados medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
El Decreto Foral 205/2004, de 17 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, dispone que las facturas o los documentos sustitutivos podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en soporte electrónico, atribuyéndose a ambos medios los mismos efectos y trascendencia, siempre que, cuando se remitan por medios electrónicos, se haga con el consentimiento expreso del destinatario de la operación, y que los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura.
Por otra parte, el novedoso sistema de facturación electrónica se desarrolla como consecuencia de la necesidad de impulsar las nuevas tecnologías de la información y su uso en las relaciones comerciales, por lo que se procede a la adaptación del sistema vigente a lo establecido en la nueva normativa.
La facturación telemática contemplada en esta Orden Foral se basa en la aplicación de mecanismos que permiten garantizar los principios básicos exigibles a la facturación, como son la autenticidad del origen de las facturas electrónicas y la integridad de su contenido.
La nueva regulación de la facturación electrónica también es consecuencia de la necesidad de adecuar las formalidades y los requisitos de las facturas al desarrollo de las nuevas tecnologías y a las exigencias derivadas de los cambios normativos que en materia del Impuesto sobre el Valor Añadido se han producido en el ámbito de la Unión Europea, entre los cuales cabe destacar la nueva reglamentación del comercio electrónico, todo lo cual hace necesario potenciar la facturación electrónica de manera amplia y sin que existan complicaciones innecesarias.
Una factura electrónica se encuentra dentro de la clase o modalidad de documento electrónico, siendo éste el documento expedido o redactado en soporte electrónico y teniendo en cuenta que entre los documentos que pueden expedirse electrónicamente figuran los documentos privados, según la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.
Actualmente, en el ámbito de las relaciones electrónicas o telemáticas de los contribuyentes con la Hacienda Tributaria de Navarra, existen instrumentos que, utilizando servicios técnicos y administrativos de seguridad basados en técnicas y medios electrónicos, reúnen los elementos para tener el carácter de firma electrónica avanzada basada en certificados electrónicos reconocidos que permiten la identificación del signatario y la autenticación de los documentos electrónicos firmados por aquéllos. Estos instrumentos han demostrado su eficacia y su aceptación en la presentación de declaraciones tributarias por vía telemática y en otros servicios, lo que viene a suponer una ampliación y mejora de los servicios al contribuyente. En esta misma línea, resulta adecuado extender el ámbito de utilización de dichos instrumentos para garantizar la autenticidad e integridad de cualquier tipo de documento electrónico con trascendencia fiscal, en particular las facturas, lo que constituye un elemento dinamizador en el desarrollo de la sociedad de la información. El desarrollo de dicha sociedad y la difusión de los efectos positivos que de ella se derivan exige un nuevo impulso para la generalización de la utilización por los ciudadanos de las comunicaciones telemáticas.
Los respectivos apartados 3 de los artículos 18 y 21 del Decreto Foral 205/2004, de 17 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, habilitan al Consejero de Economía y Hacienda para dictar las disposiciones necesarias para el desarrollo y aplicación de la remisión y conservación por medios electrónicos de las facturas o de los documentos sustitutivos.
En consecuencia, y haciendo uso de tal habilitación.
ORDENO:
Artículo 1. Objeto.
Por la presente Orden Foral se desarrollan las normas de aplicación del régimen de facturación por medios electrónicos contemplado en el Decreto Foral 205/2004, de 17 de mayo, por el que se regulan las obligaciones de facturación.
La facturación por medios electrónicos que se desarrolla en esta Orden Foral se basa en la utilización de sistemas de firma electrónica avanzada, de sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI), o de cualquier otro elemento propuesto a tal fin por los interesados que, autorizado en este último caso por la Hacienda Tributaria de Navarra, permita garantizar la autenticidad del origen de las facturas o de los documentos sustitutivos remitidos por medios electrónicos así como la integridad de su contenido.
Los sistemas admitidos en que pueda basarse la facturación por medios electrónicos, incluyendo los certificados electrónicos y los dispositivos de creación de firma, serán los definidos en el artículo 3 de la presente Orden Foral.
Artículo 2. Ámbito de aplicación.
Lo dispuesto en esta Orden Foral será de aplicación a los contribuyentes, tal como se definen en el artículo 4 siguiente, que sean residentes en territorio español o que operen en él mediante establecimiento permanente, y todo ello en el ámbito delimitado por el Convenio Económico entre el Estado y la Comunidad Foral de Navarra.
En lo relativo al concepto de establecimiento permanente se estará a lo establecido en el artículo 69, apartado Cinco de la Ley reguladora del Impuesto sobre el Valor Añadido en régimen común.
Artículo 3. Conceptos.
1. Factura o documento sustitutivo electrónico.
A los efectos de esta Orden Foral se consideran facturas o documentos sustitutivos electrónicos cualquier documento expedido o generado por medios electrónicos que cumpla las condiciones de expedición y de contenidos exigidos en el Decreto Foral 205/2004, de 17 de mayo, por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Las facturas electrónicas y los documentos sustitutivos electrónicos, a condición de que se garantice la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, serán aceptados fiscalmente a efectos de la repercusión y, en el caso de que resulte procedente, de la deducción de las cuotas del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como de la justificación de los gastos necesarios para la obtención de ingresos o de las deducciones practicadas para la determinación de las bases o las cuotas tributarias.
2. Medios de acreditación.
La garantía a la que se refiere el apartado anterior se acreditará:
a) Mediante una firma electrónica avanzada, que esté basada en la utilización de un certificado reconocido y creado mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, según lo dispuesto en el artículo 2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999.
b) Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI) definido en el artículo 2 de la Recomendación 1994/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
c) Mediante los elementos propuestos a este fin por los interesados, una vez que sean autorizados por la Hacienda Tributaria de Navarra.
Artículo 4. Contribuyentes usuarios.
Podrán acogerse a los sistemas de facturación electrónica definidos en esta Orden Foral los empresarios o profesionales que deseen recibir o remitir facturas o documentos sustitutivos electrónicos, siempre que cumplan los requisitos establecidos en esta Orden Foral y en el Decreto Foral 205/2004, de 17 de mayo, por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Artículo 5. Utilización de otros sistemas de intercambio electrónico de datos.
Cuando se desee utilizar cualquier otro sistema de intercambio electrónico de datos, a los que se refiere la letra c) del apartado 2 del artículo 3 de la presente Orden Foral, el interesado deberá solicitarlo a la Hacienda Tributaria de Navarra, indicando los elementos que permitan garantizar la autenticidad de origen y la integridad del contenido de las facturas o de los documentos sustitutivos remitidos.
El Director del Servicio de Planificación e Información Tributaria, analizada la garantía de autenticidad de origen e integridad de contenidos, una vez realizados los correspondientes controles, resolverá de forma expresa. El plazo para la resolución de las solicitudes de autorización o, en su caso, de modificación será de seis meses desde su recepción. Transcurrido dicho plazo sin haberse producido una resolución expresa, se entenderá denegada la solicitud. El citado plazo quedará interrumpido cuando medien circunstancias imputables al interesado.
Las Resoluciones dictadas por el Director del Servicio de Planificación e Información Tributaria serán reclamables en vía económico-administrativa previo, en su caso, el potestativo recurso de reposición.
Artículo 6. Conservación de las facturas y de los documentos sustitutivos remitidos por vía electrónica.
Se entenderá por conservación por medios electrónicos la conservación de las facturas y de los documentos sustitutivos efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica, y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.
La conservación por medios electrónicos de las facturas o de los documentos sustitutivos se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y los mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido.
Los documentos conservados por medios electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso completo en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de ésta y sin demora injustificada.
Se entenderá por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
La obligación de conservación del fichero en formato digital podrá ser sustituida por la impresión en papel de los documentos a condición de que conste en ellos, además de los datos de los propios documentos, dos códigos PDF-417 como marcas gráficas de autenticación, en el primero de los cuales se incluirá íntegramente el contenido de los datos, tal y como fueron expedidos, y en el segundo la firma electrónica del fichero anterior en formato PKCS7 (extensión PKC).
Los códigos generados han de permitir la lectura para la regeneración de los ficheros originales y mantendrán una redundancia de datos para posibilitar la lectura, incluso cuando el código se haya deteriorado en parte. Este rasgo se consigue utilizando el nivel de corrección de errores 5 de la especificación Uniform Symbology Specification-PDF417 publicada por AIM, Asociación para el Desarrollo de Estándares acreditada por American National Standards Institute. Se deberá utilizar la compactación en modo Byte (Byte compaction BC mode) para permitir la codificación de la información en formato BASE code 64.
Para no limitar el tamaño máximo de datos se empleará el procedimiento Macro PDF417. No se deberá utilizar el procedimiento denominado Truncated PDF417 lo que permitirá garantizar la lectura de las marcas gráficas generadas. Para incluir la descripción de cada fichero en la marca gráfica se deben emplear los campos de información opcional (optional information) definidos en la propia especificación del procedimiento.
A los efectos de lo dispuesto en este artículo, se entiende por PDF417 un código de barras multilineal según la especificación Uniform Symbology Specification-PDF417 publicada por AIM, Asociación para el Desarrollo de Estándares acreditada por American National Standards Institute.
Artículo 7. Otras obligaciones.
Lo referente al cumplimiento de las obligaciones de remisión y conservación realizadas por un tercero, así como al lugar de conservación y al acceso de la Hacienda Tributaria de Navarra a las facturas y a los documentos sustitutivos, se realizará con arreglo a lo establecido en el Decreto Foral 205/2004, de 17 de mayo, por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Artículo 8. Revisión y control.
Sin perjuicio de las facultades de control fiscal de los demás órganos de la Hacienda Tributaria de Navarra, el Director del Servicio de Planificación e Información Tributaria del referido Organismo Autónomo es competente para la gestión, revisión y control de los sistemas de expedición, remisión y conservación por medios electrónicos regulados en esta Orden Foral.
Disposición adicional. Otras obligaciones formales.
Los empresarios o profesionales que utilicen medios electrónicos e informáticos para gestionar la facturación, la contabilidad y la generación de libros y registros fiscalmente exigibles deberán conservar en soporte magnético u óptico, durante el período de prescripción, los ficheros, las bases de datos y los programas necesarios que permitan un acceso completo a ellos, posibilitando el adecuado control.
Disposición transitoria. Régimen de los sistemas de facturación telemática autorizados.
Todos los sistemas de intercambio de facturación por medios telemáticos autorizados y los que se encuentren en trámite de autorización administrativa a la fecha de entrada en vigor de la presente Orden Foral, se entenderán automáticamente incluidos en el artículo 5 de esta Orden Foral, sin que precisen una nueva autorización del sistema ni de los usuarios ya autorizados.
Disposición derogatoria. Queda derogada la Orden Foral 70/1998, de 7 de mayo, del Consejero de Economía y Hacienda, por la que se dictan las normas de aplicación del sistema de facturación electrónica.
Disposición final. La presente Orden Foral entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el BOLETIN OFICIAL de Navarra.
Pamplona, 29 de julio de 2004 El Consejero de Economía y Hacienda, Francisco Iribarren Fentanes
